voorbeeld waarom er geen 'flow' is

Vandaag was ik op een PA lab en een van de analisten gaf een mooi voorbeeld van een (hypothetische) analyse in relatie tot gebrek aan flow:

Waarom duurt het meerdere weken voor de uitslag van een uitstrijkje voor 'onderzoek baarmoederhals' bekend is?

(deels) omdat de uitstrijkjes één keer per week aangeleverd worden door een koerier vanuit de apotheken. Dan komt meteen een grote batch binnen. Als je pech hebt duurt het een week tussen dat naar je huisarts bent geweest en dat het in het ziekenhuis terecht komt.

In het ziekenhuis is er vervolgens ongeveer een week de tijd om de hele batch te verwerken en in het proces in te brengen (want dat moet klaar zijn voordat de volgende batch er is). Als je pech hebt duurt het dan weer een week voordat je überhaupt het proces in gaat en heb je de eerste twee weken erop zitten zonder dat er een stap heeft plaatsgevonden die waarde toevoegt.

Waarom wordt het met een koerier in batches aangeleverd? Vroeger gebeurde dat niet, toen stuurden huisartsen het met de post, dat was letterlijk een uitstrijkje. Een tijdje geleden is echter een nieuwe betere techniek begonnen en worden buisjes gebruikt die niet door de brievenbus passen. De huisarts kan het daarom niet meer opsturen. Daarom moet hij (of een assistent) het brengen naar de apotheek (duurt vaak ook enkele dagenen moet een koerier het daar weer ophalen.

Suggestie van de analist: vraag de fabrikant van de buisjes een smaller type monsterbuisje te ontwikkelen zodat het weer dagelijks opgestuurd kan worden.

Zijn verhaal laat mooi zien hoe je naar processen kan kijken vanuit (one-piece-)flow, het probleem van batching, root-cause-analysis met '5 x waaroom?' en reductie van onnodige stappen. Ook een mooi voorbeeld hoe slechte flow (wekelijkse koerier) leidt tot meer slechte flow (een week nodig om het te verwerken).

Reacties?
Andere '5 x waarom?' voorbeelden?