zaterdag 25 februari 2012

Kaizen formulier (A3) om mensen te laten groeien - deel 2

In mijn vorige blog (deel 1) beschreef ik wat ik geleerd heb van Jeff Kaas over de werkwijze van de linkerhelft van zijn Kaizen formulier. Dat betreft het bepalen van het probleem, het kwantificeren ervan, de mogelijke (kern)oorzaken benoemen en bespreken met enkele collega's en het verkrijgen van het akkoord van je leidinggevende om ermee te gaan verbeteren. Het belangrijkste criterium voor akkoord is de vraag of deze kaizen je in staat zal stellen om te groeien.

Na akkoord ga je rechtsboven verder. De eerste vraag om in te vullen is hoe je het brandje geblust hebt. Om bij het vorige voorbeeld te blijven: 'medicijnen gehaald uit de medicijnkamer'. De volgende vraag is welke ideeën je hebt om tegenmaatregelen te treffen die ervoor zorgen dat de oorzaak van het probleem wegnemen. Ik bleef daarbij altijd bij realistische mogelijkheden, maar Jeff stimuleert ook hier de creativiteit: bedenk zoveel mogelijk tegenmaatregelen die de oorzaak zouden wegnemen, maakt niet uit hoe realistisch het is.

Door daar creatief over na te denken ontstaat ruimte om vers naar het probleem te kijken en uiteindelijk nieuwe maatregelen te bedenken die wel realistisch zijn.

zaterdag 18 februari 2012

Kaizen formulier (A3) om mensen te laten groeien - deel 1

Hoe kun je mensen laten groeien met behulp van lean? In mijn vorige blog schreef ik over de inspirerende uitleg van Kaizen door Jeff Kaas en de verhouding met passie. Op het einde van het symposium zagen we dat in de praktijk via de live verbinding met Seattle. Een hele rij mensen van de werkvloer bij Kaas Tailored presenteerden vol trots hun 'kaizens' oftwel verbeterslagen. Wat mij betreft het hoogtepunt van het symposium.

Later die week heeft Jeff ons die methode  geleerd door verpleegkundigen te begeleiden bij het toepassen ervan. De werkwijze lijkt op de A3 methode die bij lean veel gebruikt wordt. Hij past het echter net even anders toe doordat hij redeneert vanuit het in staat stellen van mensen van de werkvloer om te groeien, met verbluffend grotere effectiviteit.

A3 bij Toyota verwijst naar het formaat papier dat gebruikt wordt als hulpmiddel om probleemanalyses en testen van verbetermaatregelen te testen en ontwikkelen. Schijnbaar is het formaat A3 ooit gekozen omdat dat het grootste formaat is dat gefaxt kan worden. Het grootste deel van de papieren communicatie bij Toyota loopt via één A3, inclusief rapporten, verbeterplannen etc. De kunst van het terugbrengen tot de essentie dus. Bovendien zoveel visueel mogelijk (tekeningen, plaatjes, foto's). Bij lean wordt voor het verbeteren van processen specifieke A3 formats gebruikt, maar het is goed te beseffen dat bij Toyota A3's lege vellen papier zijn (!). Kortom, elke organisatie kan het best nadenken welk format het best bij jou past. Klik hier voor het format die we in het Elisabeth ontwikkeld hebben. Een andere keer zal ik daar meer over bloggen.

Wat alle A3 varianten en ook die van Jeff gemeen hebben is dat de linkerhelft gericht is op het doorgronden van het probleem (denken) en de rechterhelft op het aanpakken ervan (doen). Klik hier voor de variant die Jeff ontwikkeld heeft voor zijn bedrijf en die hij het 'Kaizen formulier' noemt. Het is A5 omdat hij wil dat het letterlijk klein voelt en omdat mensen het zo makkelijk bij zich kunnen dragen (ze vouwen het dubbel als A6 en dragen het vaak in de borstzak). De linkerhelft werkt als volgt.

zaterdag 11 februari 2012

Kaizen en passie

Jeff Kaas sprak op het Symposium over 'Kaizen'. Op zijn reizen naar Japan om te leren over lean was Kaizen het begrip dat daar gebruikt werd (alleen buiten Japan wordt het lean genoemd). Om goed te begrijpen wat Kaizen betekent heeft hij gevraagd aan Japanners om de Chinese karakters van het woord te ontleden.

Zoals je op het plaatje kunt zien bestaat Kaizen uit twee tekens: 'Kai' staat voor 'verandering' en 'Zen' staat voor 'goed'. Goede verandering dus. In het Engels wordt het vaak vertaald als 'continu verbeteren', soms ook wel als 'kleine stapjes richting het goede'. In een eerdere blogpost staat een video van Masaaki Imai waarin hij het uitlegt als 'iedereen, overal, altijd verbeteren'. Hij geeft daarin aan dat hij in de gebruikelijke vertaling van Kaizen als 'continu verbeteren' de betekenis van 'zelfdiscipline' en 'toewijding' mist.

zondag 5 februari 2012

Presentaties symposium

Wat was afgelopen dinsdag genieten! 250 mensen die van elkaar leren. Wat een energie, wat een wilskracht om te groeien. Wat een beweging. Indrukwekkend. Speciale dank aan de meer dan 50 mensen die een bijdrage hebben geleverd en het daarmee tot een waardevolle dag hebben gemaakt.

Hieronder volgen links naar de presentaties, klik hier voor het programma. Er volgen later nog enkele foto's en een filmpje die gebruikt is. Rechtsboven op mijn blog zal ik het aangeven als deze blogpost geupdate is met nieuw materiaal.

Jeff Kaas
Jeff zijn verhaal en vooral ook de live feed naar Seattle was indrukwekkend. Ik heb zowel dinsdag als de rest van de week met hem enorm veel van hem geleerd. Ik zal de komende weken via deze blog de mooiste inzichten delen. Voor hier wil ik graag zijn eerste drie vragen vermelden waar hij zijn verhaal mee begon en waarmee hij de eenvoud van de uitdaging van lean / kaizen aangeeft:
"Can you remember the day that you decided you wanted to work in healthcare? What did you think you were going to do?"
"Think of the actual work that you do? What is the hardest part of the week?" 
"How can we close this gap?"
De (Prezi) presentatie van Jeff Kaas stelt hij niet beschikbaar, alleen het totaalplaatje (zie hierboven). Hij wilde ook niet opgenomen worden. Zijn overtuiging is dat het alleen zin heeft om het samen mee te maken en niet om het achteraf te bekijken. Alle waarde die zijn bijdrage heeft gehad is ter plekke onstaan, alles wat je niet onthouden hebt kun je voor nu loslaten. Boeiende zienswijze die me aan het denken heeft Je vind hieronder dus wel alle overige presentaties, want dat heb ik beloofd.

Klik op de namen van de sessie voor de presentatie ([-] = geen presentatie).