Hoe begin je met lean?

Na het symposium van vorige week kreeg ik veel vragen hoe je kan beginnen met lean? En hoe bepaal je met welke doelstellingen je aan lean begint?

Zoals Dirk van Goubergen op het symposium zei: lean is een verbeterstrategie. Er zijn dus geen lean doelstellingen. Je hebt alleen je eigen doelstellingen als team, afdeling of ziekenhuis en je kan de lean principes, instrumenten en manier van denken gebruiken om je doelstellingen beter te behalen. Waar je begint hangt er dus vanaf wat je wil bereiken met je team, afdeling of ziekenhuis.

Is de kern van je vraagstuk bijvoorbeeld:

• onvoldoende patienten?
• genoeg patienten, maar we maken teveel kosten?
• voldoende patienten, financieel gezond, maar we willen betere kwaliteit en service bieden omdat we daarvoor staan en/of omdat we patienten sterker aan ons willen binden?
• de werkdruk is te hoog; de zorgverleners halen geen voldoening meer uit hun werk?
  
• we zien de wereld veranderen en maken ons zorgen of we wel snel genoeg zullen kunnen mee veranderen? We willen flexibeler worden en meer systematisch werken aan verbeteren

Ga je met lean alleen aan de slag om enkele korte termijn problemen aan te pakken? Dan kun je volstaan met een paar relevante instrumenten toepassen; mijn blogs zullen dan niet veel voor je betekenen. Of wil je voor de lange termijn je team of organisatie ontwikkelen? Wil je het DNA van je team of organisatie bereiken? Je antwoorden op deze vragen zijn nogal bepalend hoe je met lean aan de slag kan gaan.

Welke antwoorden je ook geeft: begin vandaag. Iedereen die met lean denken aan de slag wil kan vandaag nog een van lean principes of instrumenten toepassen op een vraagstuk die speelt. Ze zijn concreet, in vele boeken en artikelen uitstekend beschreven en op elke werkplek, in elk team en op elk (zorg)proces toepasbaar. Ga de vragen zoals hierboven wel beantwoorden, maar ga niet op het antwoord wachten. Lean leer je door het te doen en dat kan (juist) klein beginnen. Zodra het begint te werken, richt de energie op je belangrijkste vraagstukken. Tuurlijk maak je fouten omdat je het nog niet voldoende overziet of onvoldoende ervaring hebt. Als je daarvan weet te leren ga je veel meer bereiken dan door nog langer te zoeken buiten het dagelijkse werk.

Ga zeker geen lean projecten opstarten. Lean denken kun je niet bereiken met projecten, dat is tegenstrijdig met de lean principes. Dan maak je lean iets bijzonders, wat juist daardoor los komt te staan van het normale werk. Bereid je dan maar alvast voor op 'communicatieproblemen, weerstand tegen verandering en borgingsvraagstukken'. Lean gaat er juist om de grijze cellen van iedereen te betrekken.

Als je praktisch wil beginnen zonder dat je nog de antwoorden weet op bovenstaande vragen zijn er twee instrumenten die zich goed lenen om te starten om lean denken te introduceren:
- het verbeterbord (zie voorgaande blog 'continu verbeteren met het verbeterbord')
- 5S werkplekinrichting (zal ik nog een keer een blog over schrijven; de kern is dat een team haar werkplekken opruimt, vanuit de werkprocessen denkend de werkplek inricht en visualiseert en standaardiseert zodat iedereen op die werkplek beter kan werken. Vervolgens blijf je dat samen steeds verder verbeteren. Klik hier voor een toelichting).

Deze twee instrumenten bieden een paar sterke voordelen om mee te beginnen:
- Ze zijn eenvoudig uit te leggen aan je team en je kan er vandaag mee beginnen.
- Ze vergen geen investering.
- Ze leveren direct zichtbaar resultaat voor iedereen.
- Ze betrekken iedereen van het team. Iedereen kan individueel bijdragen (werkplek opruimen, problemen op het verbeterbord noteren), maar de resultaten zijn gezamenlijk (samen beslissen hoe de werkplek eruit komt te zien, samen tegenmaatregelen besluiten bij het bord om te testen).
- Ze vergroten daardoor het eigenaarschap van de eigen werkprocessen en van de verbeteraanpak.
- Ze maken verbeteren een onderdeel van het normale werk.

Dat zijn mooie overwegingen om te gebruiken als je nadenkt hoe je met lean wil beginnen. Natuurlijk kun je lean principes en instrumenten ook toepassen in verbeterprojecten en daar is niks mis mee. Een goed instrument is bijvoorbeeld 'waardestroom analyses' ('value stream mapping') als je processen gaat verbeteren. Maar besef dat je dan nog niet op weg bent lean denken en verbeteren een normaal onderdeel van ieders werk te maken. Hoe meer succes je daarmee haalt, hoe moeilijker het vervolgens gaat worden lean klein te maken en betekenis te geven voor iedereen (zie ook eerdere blog 'de kunst van het klein maken').

Het adagium dat je eerst aansprekende (projectmatig) resultaten moet halen voordat je de rest overtuigt geloof ik niks van. Klinkt logisch, maar kom drie jaar later nog maar eens terug. Je kan wel projecten anders dan gebruikelijk inrichten om iedereen daadwerkelijk te betrekken en in kleine stapjes te verbeteren. Het project wordt dan eigenlijk een leeromgeving, een verbeterversnelling, waarin al doende geleerd wordt en gezamenlijk betekenis wordt gegeven. Hoe kun je het dicht bij de mensen brengen en vertalen naar het dagelijks handelen? Daar zit de crux om een een duurzame ontwikkeling op gang te kunnen brengen.

Ik nodig eenieder die al met lean bezig is (of nu gaat starten) hierop te reageren: hoe ben je begonnen? (of hoe ben je van plan te beginnen?) Waarom? Wat heb je daarvan geleerd?