Herdefiniering 7 vormen van verspilling

Lean identificeert zeven vormen van verspilling. In het Antonius hebben we onlangs deze opnieuw benoemd en gedefinieerd:

Versie St Antonius Ziekenhuis

1. Procesverspilling
2. Defect
3. Wachten
4. Beweging
5. Overproductie
6. Voorraad
7. Transport

Dit is een vertaling uit het Engels, die meestal als volgt (Wikipedia) wordt benoemd:

1. Over-processing
2. Defects
3. Waiting
4. Motion
5. Over-production
6. Inventory
7. Transport

'Over-processing' is moeilijk goed te vertalen. Bovendien heb ik dit jaar van Jeff Kaas geleerd dat het veelgebruikte begrip 'over-processing' geen goede vertaling is uit het Japans, aangezien 'under-processing' er ook onder valt (minder doen dan bedoeld is) en ook iets doen tegen hogere kosten dan nodig, bijvoorbeeld door iemand met een hoger salaris of door een onnodig duur apparaat. 'Processing waste' is dus beter en dat hebben we in het Antonius vertaald naar 'Procesverspilling'.

Historie

Hoe komt het dat het rijtje iets anders is dan tot nu toe?
Ergens rond 2007 heb ik de Engelse termen vertaald naar het Nederlands en meteen rekening gehouden met de belevingswereld van de zorg.  Daarom heb ik er een aantal toen anders benoemd als hierboven. Klik hier voor het document met iets meer toelichting die ook 4 jaar op mijn blog rechts als download heeft gestaan. In het oude rijtje benoemde ik twee vormen van verspilling anders :

• 'procesverspilling' was 'onnodige handelingen' 
• 'defect' was 'correcties'

(als je die termen tot nu toe gebruikt heb je waarschijnlijk mijn oude rijtje overgenomen :-)

Mijn redenering was dat die termen beter bij de zorg passen, maar ik besef nu dat ik daarmee een stuk van de wijsheid die Toyota er op basis van decennia ervaring in heeft gelegd weggegooid heb. Zo blijkt mijn vertaling van 'overproduction' in 'meer doen dan nodig is voor deze patient' helemaal verkeerd te zijn. Dat is een vorm van procesverspilling (!). Mijn redenering was dat voor een ziekenhuis overproductie niet zo relevant is omdat geen voorraad MRI's of poli bezoeken vooruit geporoduceerd kan worden zoals in een fabriek dat wel kan met auto onderdelen. De juiste definitie van overproductie is echter: 'iets alvast vooruit doen of iets opsparen', en dat doen we continu in de zorg. Denk aan een verpleegkundige die in de nachtdienst alvast de medicatie voorbereid voor de dagdienst (dat is dus overproductie) of een laboratorium die aanvragen voor een specifieke bepaling opspaart om ze vervolgens in een batch in het apparaat te verwerken (is dus ook overproductie!). Defecten leek me meer iets voor auto onderdelen, niet voor patiënten, maar uiteraard vallen infecties, decubitus en vele andere ongewenste uitkomsten onder defecten, wat nu vooral onder het thema veiligheid wordt aangepakt. Maar veiligheid verbetert ook processen door verspilling eruit te halen (met name procesverspilling: handelingen niet doen die wel gedaan horen te worden).

Belangrijk?

Is dit belangrijk? Of semantische discussie? Het is erg belangrijk hebben we ontdekt. Je gehele blik op verbetermogelijkheden in processen verandert en vooral ook de samenhang tussen de vormen van verspilling en hoe je die moet aanpakken. We begrepen de definities nog onvoldoende.  Er zit veel meer wijsheid in dan ik ooit dacht. Wat dat betreft is het raar hoe weinig uitleg erover gegeven wordt in de boeken en tijdens trainingen. Ze worden even uitgelegd en dat was het. Sla er maar eens een Lean boek op na of je trainingsmateriaal. We moeten er continu op terugkomen bij mensen die Lean denken zich eigen maken en hun begrip verdiepen (tegelijk met ons eigen begrip).

Ik vond het altijd een beetje een willekeurig rijtje. Het zou bij wijze van spreken ook net zo goed een ander rijtje kunnen zijn, als je maar een handig overzichtje hebt die je helpt te kijken. Ik begrijp nu dat het een een zorgvuldig samengestelde lijst is. Bijvoorbeeld: defecten zijn ongewenste uitkomsten die vrijwel altijd veroorzaakt worden door in ieder geval procesverspilling aangezien iets niet is gegaan zoals het hoort (of je hebt een nieuw element in het proces gekregen waar je nog niet mee kan omgaan). Overproductie is 'de moeder' van de andere vormen van verspilling omdat het ze verbergt. Hoe meer overproductie (vooruit werken of opsparen), hoe minder je procesverspilling en defecten je ziet bijvoorbeeld. Overproductie veroorzaakt ook direct de andere vormen van verspilling. Bijvoorbeeld in de nachtdienst medicatie voorbereiden is weliswaar efficient gebruiken maken van tijd die even over is, maar het leidt tot extra handelingen, bijvoorbeeld om te voorkomen dat de verkeerde medicatie bij de verkeerde patient komt. De dagdienst zal bijvoorbeeld een extra controle uitvoeren om zeker te zijn dat het klopt.

Ook was ik stil van de vraag van Jeff Kaas bij de diverse instrumenten die we gebruiken in het kader van Lean, of PV+ zoals we de verbeterstructuur in het Antonius noemen (PV+ = 'Probleemoplossend vermogen vergroten'). Welke vormen van verspilling probeer je te verminderen met het verbeterbord? Ik besef nu dat die vooral gericht is op procesverspilling, beweging en wachten. 5S is vooral gericht op beweging. Kanban op voorraad. Pull adresseert overproductie en daardoor wachten, etc. etc.

Ik zal in een latere blog terugkomen op de definities van de vormen van verspilling, er is nog veel over te leren!


Zie http://leandenkenindezorg.blogspot.com voor de blogpost indien de foto's of layout niet goed zijn, of om de overige informatie op de blog te zien.