Lean Koffie met Mark Graban

Begin november was Mark Graban in Nederland voor een congres en hij was ook een dag in het Elisabeth en een dag in het Antonius. Klik hier voor zijn befaamde blog en de boeken die hij gepubliceerd heeft. Op de foto hieronder zie je een uitwisseling met een verpleegkundig teamleider op onze afdeling MDL/GE. Op de vraag waarom ze Lean en Kaizen belangrijk vindt riep ze spontaan: 'omdat continu verbeteren in onze genen zit!'. Mooi antwoord.

Op 3 december hebben we een leuke, leerzame uitwisseling met Lidz leden georganiseerd. De vorm die Mark koos was leuk en mooi congruent met de Lean principes, hij noemde het 'Lean Coffee'. Het werkt als volgt:

• Iedereen schrijft op een (of meer) post-it een onderwerp om over te praten en plakt het op een flipover.
• Vervolgens worden de post-its doorgelopen en gegroepeerd
• Daarna kan iedereen drie stippen zetten: op drie post-its een stip of op een post-it drie stippen
• Daarna wordt simpelweg begonnen met de post-it met de meeste stippen
• Na 5 minuten gaat de zandloper en geeft iedereen met 'thumbs up', thumbs down' of 'thumbs, uhm, in between' aan of je graag nog 5 minuten door wil discussieren. In de praktijk zag je inderdaad dat we soms wel doorgingen en soms niet.
• Als een onderwerp is besproken gaat het naar de andere kant van de flipover en pak je de volgende

Een effectieve manier om democratisch en redelijk snel te bepalen waar je het over wil hebben en de juiste onderwerpen voldoende aandacht geeft. Zie de foto hoe dat eruit zag. Te zien is dat we vijf onderwerpen besproken hebben. Volgens Mark Graban dezelfde type onderwerpen als in alle landen waar hij 'lean coffee' sessies meemaakt.... 

Onze top vijf:

1. How to create lean leadership?
2. How to motivate people to improve?
3. How can we manage that Kata / small improvements leads to results?
4. How can we introduce visual management?
5. How do we go from 'CEO supports lean' to 'CEO is engaged with lean'? 

Enkele uitspraken die me na de uitwisseling zijn bijgebleven:

Over 1) "Hypothesis : leaders have a hard time letting go of control if there's not a system in place that they can trust" 

Over 2) Imai: "First engage people, then start improving their improvement skills". Mensen sceptisch aan een lean training of werksessie laten beginnen heeft dus geen zin. Eerst zorgen dat ze begrijpen wat de relevantie is voor hun werk. Dat ze weten waarom het belangrijk is en zinvol is. 

Over 3) "Kata helped us make Kaizen work by (gently) forcing as to finish each coaching moment with 'what is your next step?'" 

Over 3) "If you state that small improvements are as important as big improvements: do you reward small improvements as much as big improvements?" 

Over 3) "At some point you have to let go control and trust people" 

Over 4) "Create charts that people can fill during their work" (vs putting up printed graphs) 

Over 5) Generally speaking: don't push executives to change their leadership style. Pull.

Leuke werkvorm om in je eigen organisatie / afdeling toe te passen, wie weet wat er boven komt!