Ons boek: lean denken en doen in de zorg

Op het symposium van 7 december is ons boek gelanceerd: 'Lean denken en doen in de zorg: acht verhalen uit de praktijk'. Ons zijn 18 auteurs uit zeven ziekenhuizen, vier hoogleraren uit drie universiteiten en een deskundige vanuit Toyota. Jos Benders, Bart Berden en ikzelf hebben de redactie gevoerd.

We zijn trots op het resultaat, met name omdat de kern door praktijkverhalen gevormd wordt. Lean denken leer je alleen door het te doen. Een boek over lean kan dus het best op ervaringen gebaseerd zijn. Tegelijkertijd geven de drie reflecties na de praktijkverhalen een verdieping aan de ervaringen en richting voor verdere toepassing. Die wisselwerking tussen praktijkervaring en reflectie voelt als de benodigde combinatie om vooruit te komen. Mooi om in de praktijkverhalen te lezen welke principes van lean denken snel toepassing vinden in de zorg en welke blijkbaar nog minder (ik laat het graag nog aan eenieder over om zelf die conclusies te trekken).

Inmiddels is het eerste hoofdstuk 'Naar lean denken en doen in de zorg?' beschikbaar als voorproef, klik hier om het te openen. Zie verder hieronder voor de inhoudsopgave van het boek. Meer informatie is te vinden bij de uitgever Lemma.

Op 2 december hebben we het eerste exemplaar overhandigd aan de minister, klik hier voor een impressie en een film van de overhandiging. Alle auteurs hebben vervolgens op 7 december de essentie van hun verhaal gepresenteerd op het symposium. Klik hier voor de links naar hun presentaties.

In de eerste drie weken zijn al 530 exemplaren verkocht. In de eerste twee maanden zelfs ruim 1.000. Ik nodig graag mensen die het boek hebben gelezen uit om via 'reacties' onder deze blog hun recensie te geven. Wat vind je sterk? Wat zou in een volgend boek meer aan de orde mogen komen?

Inmiddels zijn er vier recensies gepubliceerd (klik op de links voor de hele recensie):

• procesverbeteren.nl (januari 2010): "De case-beschrijvingen in het boek zijn niet bedoeld om klakkeloos te kopiëren, ze dienen vooral om mensen op ideeën te brengen, en om hen te laten zien wat er tot nu toe bereikt is met Lean in ziekenhuizen. Daarin zijn de auteurs prima geslaagd. Het boek is namelijk goed leesbaar voor mensen die nog geen ervaring hebben met Lean. En het verschaft mensen die dat wél hebben, een interessant kijkje in de specifieke zorg-problematiek."
• Zorgvisie (februari 2010): "...echt interessant wordt het bij de passages met specifieke praktijkvoorbeelden en krijgt de lezer zicht op de mogelijkheden die lean werken biedt. [...] Alle aandacht voor de weerbarstigheid van de praktijk ten spijt en verdere kanttekeningen ten spijt, is het boek een overtuigend pleidooi voor lean denken en doen in de zorg."
• Skipr: "De praktijkvoorbeelden zijn verfrissend en hoopgevend."
• Medisch Contact (17 april 2010): "... geeft het boekje een aardig inzicht in wat 'lean denken' nu eigenlijk is: het gestaag, in kleine stappen verbeteren van het zorgproces. [...] Het draait uiteindelijk om het bereiken van 'flow': een ongestoorde, ononderbroken gang van een product of dienst richting klant of patiënt. Dat dit zeker niet gemakkelijk is te realiseren, blijkt ook uit dit boek."

Inhoudsopgave
1. Naar lean denken en doen in de zorg?
Marc Rouppe van der Voort, Jos Benders en Bart Berden

DEEL 1: PRAKTIJKVERHALEN
2. Lean denken als duurzame ontwikkeling: innovatie bedrijfsvoering in het St. Elisabeth Ziekenhuis

Marc Rouppe van der Voort, Willem Wiegersma, Jacob Caron, Peter Kabel, Ad van de Laar, Henk Veraart en Peter Nijssen

3.  Lean in de Maastro Clinic: gestaag richting 'true North'

Huub Backes en Maria Jacobs

4.  Lean als verbeterstrategie voor de polikliniek Dermatologie UZ Gent

Jo Lambert en Dirk van Goubergen

5.  Lean management in het NKI-AVL: processen afslanken om harder te kunnen groeien

Wineke van Lent, Hans Schoo en Wim van Harten

6. Betere en efficiëntere zorg in het UMCG met 'lean six sigma'

Albert Trip

7. Met lean naar 'sneller, beter en leuker' werken in Instituut Verbeeten

Thed Naber en Richelle Belonje-Reijenga

8. Betere kwaliteit en lagere kosten door lean denken in het Laboratorium voor Microbiologie en Immunologie
Peter Kabel en Marc Rouppe van der Voort
9. Stroomanalyse met makigami bij de acute OK van het UMC St. Radboud

Dorine Pluimers

DEEL II: REFLECTIES
10. Jaag een lastig bereikbare droom na

Reflectie van een expert van Toyota: Lex van den Elsen

11. Stromen en complexiteit

Reflectie van een hoogleraar Management en Patiëntenlogistiek: Frits van Merode

12. Lean denken: heb je er wat aan en heb je er altijd wat aan?
Reflectie van een hoogleraar Kwaliteitsmanagement: Teun Hardjono

Hoe begin je met lean?

Na het symposium van vorige week kreeg ik veel vragen hoe je kan beginnen met lean? En hoe bepaal je met welke doelstellingen je aan lean begint?

Zoals Dirk van Goubergen op het symposium zei: lean is een verbeterstrategie. Er zijn dus geen lean doelstellingen. Je hebt alleen je eigen doelstellingen als team, afdeling of ziekenhuis en je kan de lean principes, instrumenten en manier van denken gebruiken om je doelstellingen beter te behalen. Waar je begint hangt er dus vanaf wat je wil bereiken met je team, afdeling of ziekenhuis.

Is de kern van je vraagstuk bijvoorbeeld:

• onvoldoende patienten?
• genoeg patienten, maar we maken teveel kosten?
• voldoende patienten, financieel gezond, maar we willen betere kwaliteit en service bieden omdat we daarvoor staan en/of omdat we patienten sterker aan ons willen binden?
• de werkdruk is te hoog; de zorgverleners halen geen voldoening meer uit hun werk?
  
• we zien de wereld veranderen en maken ons zorgen of we wel snel genoeg zullen kunnen mee veranderen? We willen flexibeler worden en meer systematisch werken aan verbeteren

Ga je met lean alleen aan de slag om enkele korte termijn problemen aan te pakken? Dan kun je volstaan met een paar relevante instrumenten toepassen; mijn blogs zullen dan niet veel voor je betekenen. Of wil je voor de lange termijn je team of organisatie ontwikkelen? Wil je het DNA van je team of organisatie bereiken? Je antwoorden op deze vragen zijn nogal bepalend hoe je met lean aan de slag kan gaan.

Welke antwoorden je ook geeft: begin vandaag. Iedereen die met lean denken aan de slag wil kan vandaag nog een van lean principes of instrumenten toepassen op een vraagstuk die speelt. Ze zijn concreet, in vele boeken en artikelen uitstekend beschreven en op elke werkplek, in elk team en op elk (zorg)proces toepasbaar. Ga de vragen zoals hierboven wel beantwoorden, maar ga niet op het antwoord wachten. Lean leer je door het te doen en dat kan (juist) klein beginnen. Zodra het begint te werken, richt de energie op je belangrijkste vraagstukken. Tuurlijk maak je fouten omdat je het nog niet voldoende overziet of onvoldoende ervaring hebt. Als je daarvan weet te leren ga je veel meer bereiken dan door nog langer te zoeken buiten het dagelijkse werk.

Ga zeker geen lean projecten opstarten. Lean denken kun je niet bereiken met projecten, dat is tegenstrijdig met de lean principes. Dan maak je lean iets bijzonders, wat juist daardoor los komt te staan van het normale werk. Bereid je dan maar alvast voor op 'communicatieproblemen, weerstand tegen verandering en borgingsvraagstukken'. Lean gaat er juist om de grijze cellen van iedereen te betrekken.

Als je praktisch wil beginnen zonder dat je nog de antwoorden weet op bovenstaande vragen zijn er twee instrumenten die zich goed lenen om te starten om lean denken te introduceren:
- het verbeterbord (zie voorgaande blog 'continu verbeteren met het verbeterbord')
- 5S werkplekinrichting (zal ik nog een keer een blog over schrijven; de kern is dat een team haar werkplekken opruimt, vanuit de werkprocessen denkend de werkplek inricht en visualiseert en standaardiseert zodat iedereen op die werkplek beter kan werken. Vervolgens blijf je dat samen steeds verder verbeteren. Klik hier voor een toelichting).

Deze twee instrumenten bieden een paar sterke voordelen om mee te beginnen:
- Ze zijn eenvoudig uit te leggen aan je team en je kan er vandaag mee beginnen.
- Ze vergen geen investering.
- Ze leveren direct zichtbaar resultaat voor iedereen.
- Ze betrekken iedereen van het team. Iedereen kan individueel bijdragen (werkplek opruimen, problemen op het verbeterbord noteren), maar de resultaten zijn gezamenlijk (samen beslissen hoe de werkplek eruit komt te zien, samen tegenmaatregelen besluiten bij het bord om te testen).
- Ze vergroten daardoor het eigenaarschap van de eigen werkprocessen en van de verbeteraanpak.
- Ze maken verbeteren een onderdeel van het normale werk.

Dat zijn mooie overwegingen om te gebruiken als je nadenkt hoe je met lean wil beginnen. Natuurlijk kun je lean principes en instrumenten ook toepassen in verbeterprojecten en daar is niks mis mee. Een goed instrument is bijvoorbeeld 'waardestroom analyses' ('value stream mapping') als je processen gaat verbeteren. Maar besef dat je dan nog niet op weg bent lean denken en verbeteren een normaal onderdeel van ieders werk te maken. Hoe meer succes je daarmee haalt, hoe moeilijker het vervolgens gaat worden lean klein te maken en betekenis te geven voor iedereen (zie ook eerdere blog 'de kunst van het klein maken').

Het adagium dat je eerst aansprekende (projectmatig) resultaten moet halen voordat je de rest overtuigt geloof ik niks van. Klinkt logisch, maar kom drie jaar later nog maar eens terug. Je kan wel projecten anders dan gebruikelijk inrichten om iedereen daadwerkelijk te betrekken en in kleine stapjes te verbeteren. Het project wordt dan eigenlijk een leeromgeving, een verbeterversnelling, waarin al doende geleerd wordt en gezamenlijk betekenis wordt gegeven. Hoe kun je het dicht bij de mensen brengen en vertalen naar het dagelijks handelen? Daar zit de crux om een een duurzame ontwikkeling op gang te kunnen brengen.

Ik nodig eenieder die al met lean bezig is (of nu gaat starten) hierop te reageren: hoe ben je begonnen? (of hoe ben je van plan te beginnen?) Waarom? Wat heb je daarvan geleerd?

Terugblik minisymposium Lean denken en doen in de zorg + presentaties

Wat een mooie middag! Ik heb genoten van de verhalen, zowel op het podium als van de deelnemers en de energie in de zaal werkte aanstekelijk. Het eerste symposium in 2008 stond nog in het teken van 'zou lean denken iets voor de zorg zijn?'. Het symposium van juni dit jaar ademde een sfeer van 'hoe kunnen we lean denken vertalen en toepassen in de zorg?' Het accent lag nog meer op het denken dan het doen.

Op dit symposium stonden de praktijkverhalen uit het boek 'Lean denken en doen in de zorg' als een huis. Lean denken werkt al op diverse plekken in de zorg en de toepassing groeit snel. Weliswaar zijn de resultaten bij de meesten nog lokaal en benadrukken ze dat ze pas net begonnen zijn, het zijn concrete resultaten en belangrijker: ze hebben duidelijke visies op de uitdagingen die voor ze liggen en hoe ze dat gaan aanpakken.

Ook waren er kritische kanttekeningen, zoals van Teun Hardjono die waarschuwde dat we als zorg weliswaar kunnen leren van het bedrijfsleven, maar moeten oppassen niet de ziektes waar het bedrijfsleven meer kampt mee te introduceren. Ga door met lean denken en doen, maar met een kritische blik.

De presentaties zijn gegeven door de auteurs van het boek waarin de verhalen verder uitgeschreven staan. Hieronder volgt het programma met links naar de presentaties. Ik nodig alle deelnemers aan het symposium uit hieronder via 'reacties' aan te geven wat is blijven hangen, wat houdt je bezig en eventueel te delen op welke wijze je al iets hebt toegepast of het van plan bent.

In de opening lieten we een film zien met vier fragmenten van de reflectie die minister Klink vorige week gaf toen hij het eerste exemplaar van het boek 'Lean denken en doen in de zorg: acht verhalen uit de praktijk' ontving (zie ook voorgaande blog):


Programma met links naar de presentaties
Klik hier voor de deelnemerslijst
 

Minisymposium Lean denken en doen in de zorg

7 december 2009, St. Elisabeth Ziekenhuis

13:00 Opening door uw (mid)dagvoorzitter
Marcel Visser, raad van bestuur, St. Elisabeth Ziekenhuis
Zien we een ontwikkeling naar lean denken en doen in de zorg?
Jos Benders, hoogleraar organisatieconcepten, Universiteit van Tilburg en Marc Rouppe van der Voort, manager innovatie, St. Elisabeth Ziekenhuis

13:15 Wat is lean denken?
Dirk van Goubergen, coördinator lean management opleiding Universiteit Gent. Directeur Van Goubergen P&M, Productivity Improvement

13:30 Lean als verbeterstrategie op de polikliniek Dermatologie

Jo Lambert, dermatoloog, diensthoofd Dermatologie, UZ Gent

13.40 Betere kwaliteit en lagere kosten door lean denken in het Laboratorium voor Medische Microbiologie en Immunologie
Peter Kabel, arts-microbioloog, St. Elisabeth Ziekenhuis

13:50 Betere en efficiëntere zorg in het UMCG met Lean Six Sigma
Albert Trip, master black belt, UMC Groningen

14:00 Lean in de Maastro Clinic: gestaag richting ‘true North’
Maria Jacobs, raad van bestuur, Maastro Clinic

14:15 Vier parallelsessies (ronde 1): zie verderop

15:00 Pauze

15:30 Lean denken als duurzame ontwikkeling: lenig werken in het St. Elisabeth Ziekenhuis
Jacob Caron, orthopedisch chirurg, voorzitter medische staf, St. Elisabeth Ziekenhuis

15:40 Lean management in het NKI-AVL: processen afslanken om harder te kunnen groeien
Hans Schoo, clustermanager, Nederlands Kanker Instituut – Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis

15:50 Met lean ‘sneller, beter en leuker’ werken in het Instituut Verbeeten
Thed Naber, manager bedrijfsvoering, Instituut Verbeeten

16:00 Vier parallelsessies (ronde 2): zie verderop 

16:50 Lean denken: wat heb je er aan en heb je er altijd wat aan?
Teun Hardjono, hoogleraar kwaliteitsmanagement en certificatie, Erasmus Universiteit Rotterdam

17:10 Jaag een lastig bereikbare droom na

Lex van den Elsen, manager Toyota Trainingscentrum en manager dealer development, Louwman & Parqui

17:25 Afsluiting
Marcel Visser, Raad van Bestuur, St. Elisabeth Ziekenhuis

17:30 Borrel


Parallelsessies (ronde 1)
14:15 – 15:00 A Hoe kun je lean denken toepassen als verbeterstrategie op een polikliniek?
Dirk van Goubergen, coördinator lean management opleiding Universiteit Gent. Directeur Van Goubergen P&M, Productivity Improvement en Jo Lambert, dermatoloog, diensthoofd Dermatologie, UZ Gent

14:15 – 15:00 B Op weg naar een continue verbetercultuur met lean als kompas
Jeanet Wijma, black belt en Albert Trip, master black belt, UMC Groningen

14:15 – 15:00 C Workshop: de kracht van visualisatie om werkprocessen te verbeteren (geen sheets gebruikt)
Ronald Aalbersberg, KAM coördinator en Peter Kabel, arts-microbioloog, Laboratorium Medische Microbiologie en Immunologie, St. Elisabeth Ziekenhuis

14:15 – 15:00 D Hoog risico projecten & kaizen: een goede combinatie? (geen sheets gebruikt)
Huub Backes, manager innovatie, Maastro Clinic

Parallelsessies (ronde 2)
16:00 – 16:45 A Lean denken, verandermanagement en leiderschap: wat werkt goed en waar lopen we tegenaan in de praktijk? 
Marc Rouppe van der Voort, manager innovatie, St. Elisabeth Ziekenhuis 
Klik hier voor de casus die gebruikt is tijdens de lezing: Hoe adaptatie leidt tot onwerkbare complexiteit op een polikliniek   

16:00 – 16:45 B ‘Daily kaizen’: de Verbeeten weg naar een zelflerende organisatie (geen sheets beschikbaar)
Steven Leenheer, projectleider procesinnovatie en Ruud van Rijen, hoofd Bestralingsuitvoering, Instituut Verbeeten

16:00 – 16:45 C Workshop: hoe maak je een stroomanalyse met lean? Gebaseerd op de ervaringen met de makigami variant van ‘value stream mapping’ op de OK van het UMC St. Radboud
Dorine Pluimers, fysiotherapeut en biomedisch wetenschapper, UMC St. Radboud

16:00 – 16:45 D Oncologie en lean: een contradictie?
Hans Schoo, clustermanager en Wineke van Lent, promovenda / projectmedewerker NKI-AVL

Boekoverhandiging aan Minister Klink

Ons boek 'Lean denken en doen in de zorg: acht verhalen uit de praktijk' is uitgekomen!

klik hier voor de inhoudsopgave (op p.5 en 6). Meer informatie is te vinden op de site van de uitgever: Lemma

Gisteren hebben we trots het eerste exemplaar mogen overhandigen aan minister Klink. Klik hier voor de lezing waarmee de overhandiging hebben ingeleid. Daarin schetsen we de totstandkoming van het boek en het belang van lean denken voor de zorg. Op de foto hieronder staan van links naar rechts de aanwezige auteurs Teun Hardjono (hoogleraar aan de EUR), minister Klink, Jos Benders (hoogleraar UvT), ikzelf, Peter Kabel (arts-microbioloog Elisabeth) en Maria Jacobs (bestuurder van de Maastro Clinic).

Minister Klink bleek zeer toegankelijk en informeel (trek ik een keer een stropdas aan voor de minister, komt hij zelf zonder...). Hij heeft ook een lezing gegeven over de waarde van het boek, maar daar verklap ik nog even niks over, want de lezing is gefilmd en dat gaan we gebruiken op het symposium van maandag 7 december a.s. Wat ik wel kan verklappen is dat het een mooie en open ontmoeting was en dat de minister aangaf dat lean denken niet alleen een cultuurverandering vergt voor zorginstellingen, maar ook voor VWS. Niet verkeerd om het daar over eens te zijn.

Inmiddels is de film beschikbaar met vier fragmenten uit de reflectie die minister Klink gaf op het boek: