Hoe krijg je een hele zorgeenheid in beweging?

Een steeds terugkerende vraag is hoe je het hele team of zelfs een hele afdeling of zorgeenheid in beweging kan krijgen. Te vaak zie ik een klein groepje enthousiastelingen die telkens zich afvraagt hoe ze de rest kan betrekken. Een vorm die je kan gebruiken is het trainen van de hele zorgeenheid. Bij Orthopedie lijkt dat goed gelukt.

In januari heeft de zorgeenheid Orthopedie een avond en een dag training in de lean principes en instrumenten georganiseerd voor de gehele zorgeenheid (60 deelnemers). Ze hadden het fenomenaal voorbereid.
Vier maanden van tevoren waren ze begonnen met ernaar toe werken. Alle drie de afdelingen (poli, secretariaat en verpleegafdeling) kregen in november een fototoestel om hun irritaties te fotograferen (gebaseerd op een idee van Neurochirurgie, zie eerdere blog), wat ruim 50 foto's opleverde van concrete verspillingen, onveilige of onprettige situaties. Die foto's hebben ze op A3 formaat afgedrukt en geplastificeerd. Op de training werd een prijs uitgereikt voor de meest treffende foto. Vervolgens werden de foto's gebruikt als onderwerpen om op te verbeteren. Slim, want zo heb je direct 50 verbeterpunten die door de mensen zelf zijn aangedragen en waar ze graag aan willen werken.

Ook hebben ze een film gemaakt voor de training. Ze hebben het proces in scene gezet vanaf het moment dat de OK belt dat een patient kan komen voor de operatie totdat de patient klaar is om de afdeling te verlaten. Dit proces duurt 15 minuten, met name doordat de patient zich moet omkleden, nog naar toilet moet, medicatie moet krijgen en het bed moet in orde gemaakt worden. Op de film was echter ook vele kleine vormen van verspilling te zien (die niet in scene gezet waren overigens) die de mensen uit de praktijk direct herkenden, maar die wel vrijwel elke dag zo gaan. Zoals:

• de watjes waren op om de medicatie te kunnen voorbereiden, moesten gehaald worden.
• de infuuspaal zat niet aan het bed, moest van een ander bed gehaald worden (en daar ontbreekt die bij de volgende patient...)
• er zat geen papegaai aan het bed (zodat een patient zich kan optrekken uit het bed), ook die werd van een ander bed gehaald (waar die ontbreekt voor de volgende patient).
• de verpleegkundige moest diverse keren op en neer lopen om iets te halen. Dat zou in een keer moeten kunnen. Bijv. glas water om medicatie in te nemen, OK kleding, bellovac.
• verpleegkundige moest op patient wachten toen die naar toilet ging. Dat had tegelijk gekund met het halen van de medicatie
• later kwam een telefoontje van de OK dat ze vergeten waren een medicatie mee te geven die nog nagebracht moest worden

Al met al leidde het tot de conclusie dat het ongeveer in de helft van de tijd moet kunnen, en dat vele keren per dag. Voor ons werd duidelijk dat het filmen van het eigen werkproces een prachtig instrument is om te gebruiken op een training.

De opzet van de training was als volgt:
Avondshow: De hele zorgeenheid was bij elkaar van 19:00u tot 22:00u om de principes van lean denken te leren en ze met een eerste oefening toe te passen op de eigen praktijk (wat is waarde, wat is verspilling, welke processen werk je in?). De introductie op lean denken werd verzorg door Dirk van Goubergen. Op deze avond werd ook de prijs voor de meest treffende foto uitgereikt.

Een week later: 'een dag met lean denken aan de slag'. Deze dag verzorgden we zelf.
(1/3 van de groep, alle disciplines door elkaar, een week later weer 1/3 en een week later weer)

• Direct interactief begin met post-its: wat zou je willen dat je zorgeenheid met lean denken bereikt?
• Wat is waarde en wat is verspilling? Discussie over waarde in de eigen praktijk
• Hoe herken je de zeven vormen van verspilling? Oefening met een video opname hoe een toast gemaakt wordt waarbij de deelnemers roepen als ze een vorm van verspilling herkennen en na de video bedenken ze verbeteringen om efficienter de toast te maken
• Hoe analyseer je een proces? Dit m.b.v. hun eigen filmopname, in groepen van 5 of 6. Wat is waarde? Maak een (eenvoudige) procesbeschrijving en geef aan waar waarde gecreerd wordt. Welke vormen van verspilling heb je gezien? Wat zijn verbeterideeen?
• Vervolgens kiest elk team één probleem en passen de A3 methode toe:

1. Wat is het probleem? 
2. Wat is de huidige werkwijze? 
3. Wat is de oorzaak? 
4. Wat is de wenselijke werkwijze? 
5. En dan pas(!): wat zijn mogelijke tegenmaatregelen?
6. Concrete afspraken hoe een tegenmaatregel getest en geëvalueerd gaat worden

• In de middag pasten ze de A3 weer toe, maar ditmaal op een foto die ze zelf gemaakt hebben. Een nieuwe element is dat in elk team één iemand let op de teamdynamiek en of de methode goed toegepast wordt met als opdracht te benoemen waar het team op kan verbeteren. Meest genoemd verbeterpunt is niet te schieten in oplossingen, maar eerst het probleem begrijpen. Ook werd goed naar elkaar luisteren meerdere keren genoemd.
• Daarna splitsten ze op in twee groepen.
  > Eén groep ging het dagritime analyseren van een afdeling: hoe laat doen we wat en wat komt vaak tussendoor? Wanneer is het altijd het drukst en kunnen we activitieten die we dan doen op een andere manier of op een andere tijd doen?. Hier ontstond veel enthousiasme, vooral toen vaste werkwijzen ter discussie gesteld worden. Op een gegeven moment werd zelfs de vraag gesteld waarom patienten zich moeten schikken in het ritme van de afdeling in plaats van andersom. Inmiddels zijn ze daadwerkelijk hier een experiment over gestart, waarover later in een volgende blog als ze het hebben kunnen evalueren.
  > De tweede groep ging naar een werkplek en gingen bekijken hoe ze die beter kunnen inrichten met behulp van visualiseren. Daar kwam verassend veel concrete ideeen uit.
• De training eindigde met het bespreken van wat geleerd is en waarmee de deelnemers naar huis gaan. Behalve een aantal concrete acties die met de A3's besloten zijn, benoemden ze: verassend hoeveel we kunnen verbeteren, leuk om dat zo samen te doen, voortaan eerst problemen begrijpen voordat we in oplossingen schieten, werkplekken beter inrichten (visualiseren), patientgericht dagritme maken.

Sinds de training gebeurt er van alles: er is een fotobord gemaakt waarop telkens drie foto's staan met de verbeteraanpak ervan, ze gebruiken de verbeterborden (zie eerdere blog), en de leiding vraagt zich nu af hoe ze meer structuur kunnen geven aan alle verbeterinitiatieven. Dat zijn de betere problemen om te hebben!