Opnemen zonder bed

Waarom is het gebruikelijk om patiënten die geopereerd worden op te nemen op de verpleegafdeling? Dit gebruik leidt namelijk tot de volgende problemen:

• Vroeg in de ochtend heb je (veel) lege bedden nodig voor opnames, maar de eerste patiënten vertrekken pas in de loop van de ochtend. Je moet daardoor een hoop bedden de dag ervoor vrijhouden, wat zonde is van die lege bedden (en al helemaal in de vol huis situaties die velen van ons de laatste weken ervaren hebben waardoor spoedpatiënten niet opgenomen kunnen worden, terwijl er dus lege bedden gereserveerd staan voor morgen)
• De verpleegkundigen moeten twee type processen door elkaar uitvoeren: voor aanwezige patiënten zorgen en nieuwe patiënten opnemen. Dat wordt als niet-prettig ervaren.
• Voor patiënten die opgenomen worden is het helemaal niet logisch om een bed te krijgen op dat moment. Op meerpersoonskamers al helemaal niet om tussen de ochtendroutines van herstellende patiënten tussendoor te komen. 

Daarom zijn we op locatie Utrecht begonnen met ' opnemen zonder bed': patiënten worden naast de OK opgenomen en gaan pas na operatie naar de verpleegafdeling. Dit speelt veel bedden vrij en de verpleegkundigen vinden het veel prettiger werken. Ook de OK geeft aan voordeel te merken: patiënten zijn vaker op tijd op OK. Zie verder hieronder voor het bericht van ons intranet waarin de twee hoofden van de betrokken verpleegafdelingen aan het woord komen. Zie hier voor een latere blog erover met een mooi filmpje van de betrokken afdelingen.

Aanpak
Bijzonder van de aanpak van het project is dat we PV+ (onze term voor continu verbeteren op afdelingen, het staat voor 'probleemoplossend vermogen vergroten') hebben gebruikt om de logistieke verbeterslag te maken. Dat had de volgende kenmerken:

• Klein beginnen (een specialisme) en steeds verder uitbreiden
• Patienten betrekken door op verschillende momenten zowel schriftelijk als mondeling te horen hoe ze het ervaren. Klachten werden meteen serieus genomen en processen op verbeterd.
• Dagelijks korte evaluatie per team en wekelijks met alle betrokken afdelingen, zowel zorg als ondersteunend (vervoer, roomservice, gastvrouwen etc.) en ondersteund door zowel logistieke als PV+/lean expertise. Er waren vaste deelnemers, maar daarnaast kon iedereen binnenlopen (bijv apotheek sloot soms aan ivm medicatie issues)
• Visualisatie van het proces m.b.v. foto's vanuit oogpunt patient (zie hieronder) en alle issues bij de stappen visualiseren: alle betrokkenenen schreven post-it's zodra ze ergens tegenaan liepen. Dat werd in de wekelijkse bordbespreking besproken en acties op uitgezet. Dit hielp om de gezamenlijke, patientgerichte focus over de hele periode voorop te houden.
• Iedereen wist van het initiatief en zorgde dat belemmeringen snel weggenomen werden. Waar dat niet snel lukte, wekelijkse terugkoppeling voortgang.
• Out of the box denken en elkaar daarin stimuleren: samen krijgen we het voor elkaar
• Leidinggevenden direct zelf betrokken en zelf ook acties nemen

Opnemen zonder bed is een groot succes geworden, zowel voor patienten, verpleegkundigen, andere betrokkenen en capaciteitsmanagement. De volgende stap is de ruimte te verbouwen en helemaal mooi in te richten als 'opname lounge' (nu gebeurt dat in tijdelijk vrijgemaakte ruimtes). Mooi voorbeeld waarin bijna alle lean principes mooi samen gekomen zijn om de zorg te verbeteren

Om op mijn eerste vraag terug te komen: het lijkt erop dat het gebruik is overgebleven uit de tijd dat patiënten een dag voor operatie opgenomen worden en dat de anesthesist langskwam, wat tegenwoordig poliklinisch op de POS gebeurt (pre-operatieve screening).
======================================================================

Project 'Opnemen zonder bed' is een succes

08-02-2016, intranet St. Antonius Ziekenhuis

In Utrecht is een goed initiatief bedacht door 4A, 4B en de dagbehandeling: het opnemen zonder bed voor alle operatiepatiënten. Een manier van werken waarbij patiëntstromen beter georganiseerd zijn. Een voordeel voor patiënten én met de strakkere planning realiseren de afdelingen ook nog eens meer beddencapaciteit voor de patiënten.

Sjors van der Maat, afdelingshoofd 4B en Clarie Muis, afdelingshoofd 4A en de dagbehandeling

Eén opnamekamer

In het kort houdt het in dat patiënten zich via één centraal punt aanmelden en pas na de operatie naar de postoperatieve afdeling worden gebracht. Afdelingshoofden Sjors van der Maat en Clarie Muis vertellen over de samenwerking tussen leidinggevenden en verpleegkundigen van 4A en 4B en de dagbehandeling, F&V, vrijwilligers, artsen en OK. Sjors: “Het startte in de zomer van 2014 met het idee voor één opnamekamer op afdeling 4B. We hadden op 4B veel patiënten die geopereerd moesten worden voor wie nog geen bed beschikbaar was. Eén opnamekamer betekent minder verstoringen op de zaal voor verpleegkundigen en patiënten, en meer aandacht voor de patiënt voor het opnameproces. Er komen meer bedden beschikbaar voor opnames en bovendien voelen patiënten zich in een opnamekamer lotgenoten, omdat ze allemaal geopereerd gaan worden.”

50 patiënten per dag

Omdat de werkwijze op afdeling 4B zo’n succes was, is besloten deze ook voor afdeling 4A en de dagbehandeling uit te werken. Het zou dan gaan over een volume van gemiddeld 50 patiënten per dag. Clarie: “Samen bedachten we dat het grootschaliger opnemen zonder bed, dus met 4A, 4B en de dagbehandeling, naar de begane grond moest. Daar heeft de patiënt het opnamegesprek met de verpleegkundige van de betreffende afdeling en gaat hij door naar de wachtkamer om vervolgens minimaal een half uur van tevoren een bed te krijgen voor de operatie. Na de OK en recovery wordt de postoperatieve afdeling gebeld en komt de verpleegkundige de patiënt ophalen.”

Meer aandacht

In oktober 2015 is men begonnen volgens deze methode te werken en sinds november volgen alle operatiepatiënten voor bovengenoemde afdelingen deze route. Het verschil zit ‘m in dat patiënten voorheen eerst naar boven moesten voor aanmelding, vervolgens weer naar beneden voor de OK en daarna weer naar boven. De nieuwe en efficiëntere methode geeft een tijdwinst waardoor er meer aandacht gegeven kan worden aan de patiënt. Dat is prettig voor zowel de patiënt als de organisatie. En dat is te merken, want er zijn minder klachten van patiënten.

Visualisatie van het zorgproces met issues per stap t.b.v. continu verbeteren

Procesbeschrijving van de nieuwe werkwijze