Wat zijn de randvoorwaarden voor een succesvolle toepassing van lean?

Elke organisatie die de principes van lean toepast loopt er vroeg of laat tegenaan dat het lastig wordt echt goede voortgang te blijven maken. Het ontwikkelen van een continu verbetercultuur in combinatie met een procesgerichte organisatie legt vaak taaie vraagstukken bloot. Welke factoren zijn specifiek voor ziekenhuizen bepalend of dit lukt? Een groep wetenschappers heeft hier een literatuuronderzoek naar uitgevoerd en vonden 170 relevante publicaties. Zie hier voor de online versie van het artikel (je moet betalen voor het hele artikel). Ze kwamen tot de volgende conclusies:
=============================================================

Readiness factors for lean implementation in healthcare settings – a literature review

S. Al-Balushi, A.S. SohalP.J. SinghA. Al Hajri and Y.M. Al Farsi and R. Al Abri
Journal of Health Organization and Management, Vol. 28 No. 2, 2014, pp. 135-153

Our classification process resulted in seven categories of readiness factors which we believe are important for a successful launch of lean in healthcare. These factors are:
(1) strong leadership team’s support for lean;
(2) identifying lean with the strategic agenda of the healthcare setting;
(3) understanding what value and customer groups exist in healthcare;
(4) undertaking the end-to-end process view to identify and eliminate waste;
(5) personnel training and involvement in lean principles and methods;
(6) measurement and reward systems aligned to lean objectives; and
(7) matching demand and capacity levels to improve flow.

Findings: Leadership, organizational culture, communication, training, measurement, and reward systems are all commonly attributed readiness factors throughout general change management and lean literature. However, directly related to the successful implementation of lean in healthcare is that a setting is able to authorize a decentralized management style and undertake an end-to-end process view. These can be particularly difficult initiatives for complex organizations such as healthcare settings.

=============================================================

Specifiek voor ziekenhuizen zijn dus de grootste uitdagingen om te komen tot gedecentraliseerde aansturing en tot een ketengerichte manier van kijken.
Blijft toch eigenlijk raar dat gecentraliseerde aansturing in ziekenhuizen zo'n grote uitdaging is, aangezien juist in ziekenhuizen bijzonder veel hoog opgeleide en deskundige professionals werken die gewend zijn veel verantwoordelijkheid te dragen. Misschien komt dat omdat die verantwoordelijkheid sterk gericht is op directe patiëntenzorg en daardoor juist minder gericht op de organisatie van de processen. Het toepassen van lean om zorgverleners in staat te stellen zelf ook het dagelijks werk vorm te geven en aan te passen noemen we in het St. Antonius het vergroten van het probleemoplossend vermogen (PV+).

De uitdaging van een ketengerichte manier van kijken ('end-to-end-processes') is natuurlijk wel een bekende in ziekenhuizen.

Hieraan verbonden ligt het vraagstuk om een cultuur waarin zorgverleners zich laten aanspreken op hun manier van werken door directe collega's, maar (juist) ook door andere disciplines in de keten of vanuit ondersteunende functies. Dan kun je pas samen processen verbeteren en echt ketengericht werken. En daar is 'sterk leiderschap' voor nodig, het eerste punt uit bovenstaand rijtje. Om daar sterk op in te zetten vraagt veel doorzettingsvermogen. Waarom hebben we dat er voor over? Daarvoor moet duidelijk zijn waarom het belangrijk is en welke strategische doelstellingen er mee gediend worden: het tweede punt van het rijtje.

Mooi dat ze in punt 7 van de conclusies ook het beter afstemmen van vraag en aanbod als randvoorwaarde van lean beschouwen. Voor het St. Antonius combineren we daarom het vergroten van het probleemopplossende vermogen (PV+) met Zorglogistiek: goede doorstroming en minder pieken en dalen (zie bijvoorbeeld hier voor een recente blog daarover).

Als je naar de 7 punten kijkt van de auteurs: wat zie jij als de grootste uitdagingen? 

Het artikel gaat over de randvoorwaarden ('readiness') om lean toe te passen. Dus eigenlijk moet je die 7 factoren op orde hebben voordat je er aan begint. Dat lijkt me een kansloze exercitie. De toepassing van de lean principes zal zodanig moeten gebeuren dat die zeven factoren ontwikkeld worden totdat je het echt goed kan doen. Wel goed om dat zo te benoemen in je organisatie en er periodiek op terug te komen. Een mooie checklist voor de voortgang van de randvoorwaarden voor de toepassing van lean: een cultuur van continu verbeteren ten behoeven van het gehele zorgproces zoals de patiënt dat in de hele keten meemaakt.