Ik doe geen lean

Op de foto rechts staat een medewerker van Kaas Tailored, een bedrijf in Seattle dat meubels maakt. Hij vertelt op dat moment vol trots hoe hij de afgelopen dagen met een Kaizen activiteit ervoor gezorgd heeft dat het op maat knippen van materiaal (zoals rechts op de foto ligt) telkens een paar minuten minder tijd kost. Hij was een beetje zenuwachtig, maar hij deed het prachtig. Hij vertelde het probleem, zijn analyse van de oorzaak, hoe hij is gaan denken hoe het anders kan en na een paar pogingen deze verbetering bedacht had. Hij heeft geen opleiding en sprak gebrekkig Engels. Maar (of juist daarom?): puurder lean denken heb ik zelden gezien.



Kaas Tailored is de laatste in zijn soort in de VS (de rest is verhuisd naar Azie). Ze moeten dus verrekte efficient werken om te overleven (gemiddeld salaris bij Kaas = 12 dollar, in China 2 dollar). De directeur (CEO) is Jeff Kaas (uit Zweden (!?)). Hij heeft het bedrijf geerfd van zijn vader. Helaas had hij niet veel met meubels. Hij is wel gepassioneerd over het laten groeien van mensen. En hij heeft een hekel aan verspilling. Een extreme hekel. Alle drie: ongelijkmatige flow (unevenness, mura), stress voor medewerkers (overburden, muri) en de zeven vormen van verspilling (waste, muda).

Op de vraag of we een lean tour gingen krijgen antwoordde hij dan ook:

'I don't do lean, I grow people and they remove waste'

Jeff Kaas, CEO Kaas Tailored

Hoe werkt dat in de praktijk? Kantoren zijn drempels, die heeft hij dus niet. Letterlijk. Al het personeel werkt in een grote ruimte: verkoper naast meubelmaker. Als er iets verkocht is slaat de verkoper de gong. Twee dagen geen gong en iedereen wordt een beetje zenuwachtig... Jeff noemt dat:

'Know the truth and show the truth'

Dat betekent ook dat je van iedere werkplek, van ieder team en van iedere afdeling in een oogopslag kan zien hoe ze op dit moment presteren. Zie de volgende foto's:

Op elke werkplek drie bekertjes over elkaar: groen, geel, rood.
Bij geel loopt de teamleider erheen om te helpen. Goedkoop, effectief.
Mooi detail: elke werkplek een foto en een stukje tekst over wie je bent.

Elk team heeft een teambord met op de onderste helft de acties voor die dag, week, maand, kwartaal en jaar. Het zijn mini-whiteboard stukjes met klitteband. Als je de actie gedaan hebt draai je het om van wit naar groen (zie links onder vier groene acties die die dag klaar waren). Daarboven de metingen die relevant zijn en wie de teamleiders zijn. Rechtsboven zie je aan de kleur of het team op schema loopt.

Elke afdeling een 'hoshin' bord met de doelstellingen en een visualisatie van de voorgang erop. Hier zie je 2 x rood. Deze afdeling heeft problemen. Als bij de controller zijn bord op groen staat mag de leiding geld utigeven naar eigen inzicht, geel = overleg met de controller, want het geld is bijna op. Rood = even niks meer uitgeven.

Vergaderen doet Jeff ook niet aan. Elke dag bellen de leidinggevenden een voor een naar hem voor een 2 minuten dagstart. In 14 minuten heeft hij zo elke dag alle informatie die hij nodig heeft. De rest van het contact is op de werkvloer.

Elke dag wordt het werk 10 minuten stil gelegd, van 7:55 tot 8:05. De eerste 5 minuten traint in elk team een van de teamleden zijn collega's in een standaard handeling. Jeff vindt dit belangrijk omdat mensen groeien zodra ze iets aan anderen moeten uitleggen. Bovendien bevordert het standaard werken. De volgende 5 minuten maken ze schoon. Jeff maakt elke dag de toiletten schoon.

Alles is visueel. Iedereen ziet hoe ver het werk van de stap voor hem is. Indien dat uit het zicht is hangt er een tv scherm waarop je de andere stap ziet en kan zien wanneer iets opgehaald kan worden bijvoorbeeld.

Dit alles liet Jeff zien met een grenzeloos enthousiasme. En dan te bedenken dat hij dat drie ochtenden per week doet voor een groep nieuwsgierigen (!). Waarom? Omdat hij het leuk vindt, maar ook omdat hij de bezoeken geintegreerd heeft met hun Kaizen voortgang. Elke afdeling weet dat ze een keer die week hun kaizen voortgang presenteren aan een groep bezoekers. Toen wij de werkvloer opgingen wist Jeff ook nog niet wie wij gingen zien en wat die gingen vertellen. Hij laat dat gewoon gebeuren. Veel dingen die we vroegen over lean in de hun praktijk wist hij ook niet. Zijn antwoord was dan steevast: vraag maar aan de mensen, zij weten hoe dat werkt. Indrukwekkend hoe authentiek, doorleeft en effectief de lean principes daar werken.

Jeff heeft mooie foto's van ons bezoek laten maken en die op Facebook geplaatst, klik hier voor de link. Op Facebook kun je ook de foto's van de andere bezoeken zijn. Op zijn website legt hij ook de kern van hun lean toepassing uit.

'Wij' zijn overigens een groep van 31 mensen uit 9 zorginstellingen op een studietour, zie vorige blog.

Heerlijk inspirerend.

P.S. Klik hier voor een latere blogpost die dieper ingaat op de Kaizen methode van Kaas en klik hier voor een latere blogpost over de dagelijkse 'Team train' van Kaas