Kaizen formulier (A3) om mensen te laten groeien - deel 2

In mijn vorige blog (deel 1) beschreef ik wat ik geleerd heb van Jeff Kaas over de werkwijze van de linkerhelft van zijn Kaizen formulier. Dat betreft het bepalen van het probleem, het kwantificeren ervan, de mogelijke (kern)oorzaken benoemen en bespreken met enkele collega's en het verkrijgen van het akkoord van je leidinggevende om ermee te gaan verbeteren. Het belangrijkste criterium voor akkoord is de vraag of deze kaizen je in staat zal stellen om te groeien.

Na akkoord ga je rechtsboven verder. De eerste vraag om in te vullen is hoe je het brandje geblust hebt. Om bij het vorige voorbeeld te blijven: 'medicijnen gehaald uit de medicijnkamer'. De volgende vraag is welke ideeën je hebt om tegenmaatregelen te treffen die ervoor zorgen dat de oorzaak van het probleem wegnemen. Ik bleef daarbij altijd bij realistische mogelijkheden, maar Jeff stimuleert ook hier de creativiteit: bedenk zoveel mogelijk tegenmaatregelen die de oorzaak zouden wegnemen, maakt niet uit hoe realistisch het is.

Door daar creatief over na te denken ontstaat ruimte om vers naar het probleem te kijken en uiteindelijk nieuwe maatregelen te bedenken die wel realistisch zijn.
Ik heb dit de afgelopen weken een paar keer gedaan en gezien dat dat inderdaad zo werkt, er komen betere ideeën naar boven waar mensen zelf door verrast zijn. In het voorbeeld zou een (op korte termijn) niet-realistisch voorbeeld kunnen zijn: geen medicijnen meer uitdelen, maar patiënten zelf hun medicatie laten beheren.

Bespreek vervolgens met je collega's je ideeen: wat vinden zij van je ideeen, hebben ze andere ideeen? Stimuleert jouw ideeen tot nieuwe gedachten bij hen? Sterk uitgangspunt van Jeff: degene die de Kaizen uitvoert is en blijft eigenaar. Het is dus niet de vraag of de collega's het wel of niet eens zijn met de tegenmaatregel, ze helpen je in je groeiproces om dit probleem aan te pakken. Jij bepaalt zelf wat je met hun ideeën doet.

Je kiest een of meer tegenmaatregelen en legt die aan je leidinggevende voor. Je geeft daarbij aan waarom je deze maatregelen beter geschikt vindt dan de alternatieven (dit is een belangrijk onderdeel van het groeiproces en om tot de juiste maatregel te komen). De leidinggevende stelt vragen die je helpen in het groeiproces. Hij of zij geeft geen oordeel over de gekozen maatregel (dus niet of die goed of slecht is), maar afhankelijk hoe bekwaam de medewerker in het Kaizen proces daag je de medewerker meer uit om tot goede maatregelen te komen.

Vervolgens ga je je maatregel testen via de bekende Plan-do-check (study)- act cyclus. Probeer het ergens klein uit, evalueer, verbeter je maatregel, probeer het weer uit etcetera tot het goed werkt. Leg het resultaat weer voor aan je leidinggevende met je bevinding.

Als de maatregel goed werkt is de vraag hoe je ervoor gaat zorgen dat het de nieuwe standaard werkwijze wordt. Bij Kaas doen ze dat primair door middel van team training, waarbij je in 5 minuten je collega's traint in de nieuwe werkwijze (indien nodig meerdere brokjes van 5 minuten verspreid over diverse dagen). Ik zal een andere keer meer bloggen over teamtraining, een krachtig element in de benadering van Kaizen / lean bij Kaas.

Heb je de Kaizen methodiek van Jeff al uitgeprobeerd? Mijn advies: begin vooral klein en makkelijk en laat iemand je coachen op het proces (liefst die het al vaker gedaan heeft, maar ook als dat niet zo is zal een ander gezichtspunt je helpen in je leerproces).