4.000 verbeteringen via verbeterbord in 2011

De meest gelezen blogpost op deze blog is 'Continu verbeteren met het verbeterbord', een van mijn eerste posts uit 2009. Ons verbeterbord is gebaseerd op een variant die we in 2008 bij Essent gezien hebben en inmiddels zijn varianten van het verbeterbord bij vele zorginstellingen te vinden. Hoeveel levert het verbeterbord nu eigenlijk aan verbeteringen op?

Verpleegafdeling Neurochirurgie

Ingeborg Stavast, laborant Radiologie bij ons, heeft dat onderzocht als onderdeel van haar afstudeeropdracht Gezondheidswetenschappen in Maastricht. Ze is alle afdelingen langsgegaan en heeft overal waar een verbeterbord hing het gefotografeerd en twee weken later opnieuw. Zes maanden later herhaalde ze het en heeft ze berekend hoeveel verbeteringen in die twee periodes zijn gerealiseerd. Dat heeft ze geextrapoleerd naar een heel jaar, met voorzichte aannames (de werkelijkheid is dus waarschijnlijk hoger dan de inschatting).

De uitkomst is dat eind 2011 68 borden op 59 afdelingen in gebruik waren, zie tabel. Van de 58 meer in detail onderzochte borden is te zien is dat niet alle verbeterborden actief gebruikt worden: van die 58 zijn 47 actief in gebruik, maar bij 11 is het inactief.

Table 4.4 difference between July 2011 and January 2012

Subject	Number July 2011	Number Jan. 2012	Difference
Departments with a chart	52	59	+7
Charts	59	68	+9
Charts included in data analysis	49	58	+9
Active charts	31	47	+16
Inactive charts	18	11	-7
Digital chart	6	10	+4

De afdelingen hebben met de 47 onderzochte verbeterborden maar liefst 4.000 verbeteracties gerealiseerd. Dat zijn er ruim tien per dag in het ziekenhuis. Of bijna twee per week per bord.

Ook binnen de actieve borden is het verschil groot, zie tabel hieronder.
Categorie 1 is het laagste niveau (inactief), 4 het meest actieve niveau. De drie meest actieve teams hebben iedere ongeveer 150 verbeteracties in een jaar gerealiseerd, oftewel drie per week gemiddeld. LMMI, ons Laboratorium voor Medische Microbiologie en Immunologie heeft overigens nog beduidend meer verbeteracties per team via het verbeterbord, maar die konden helaas niet meegenomen worden in dit onderzoek.

Table 4.5 the difference between July 2011 and January 2012 regarding to the use categories

Category	Number July 2011	Number Jan. 2012	Difference
1	11	10	-1
2	18	22	+4
3	18	26	+8
4	2	0	-2
Total:	49	58	+9

Is het verbeterbord de vorm waarin de meerderheid van de procesverbeteringen bereikt moeten worden? Nee, want het verbeterbord is de methodiek om afwijkingen zichtbaar te maken tijdens het werk, net als aan het koord trekken in de fabriek. Als de processen goed op orde zijn, stabiel zijn, dan is dit in feite onderhoud van het proces en incrementele verbeteringen. Bij Toyota geven ze het als volgt weer:

Uit: Toyota Culture

De omvang van de bollen geeft de impact van verbeteracties weer. De kleine bolletjes noemen ze 'daily kaizen'. Dat is het niveau van het Verbeterbord en de Kaizens. Bij Toyota vertellen ze dat ongeveer 15 - 20% van de verbeteringen op dat niveau gerealiseerd worden. De overige 80 - 85% vindt plaats in Quality Circles en Cross-functional teams voor grote procesverbeteirngen en management gedreven proces innovaties. De grotere bollen lukken echter wel mede door de samenhang met de kleinere bollen. Doordat de leiding veel op de werkvloer is en ziet waar ze tegenaan lopen kiezen ze beter de onderwerpen voor de grotere bollen. Zodra de grotere bollen leiden tot concrete veranderingen op de werkvloer is iedereen al in de verbeterstand en worden acties snel gerealiseerd. Bovendien worden tekortkomingen van veranderingen direct zichtbaar gemaakt en wordt meteen naar tegenmaatregelen gezocht. De niveaus van verbeterslagen grijpen dus in elkaar.

De Verbeterborden waren slechts de eerste stap, maar wel een belangrijke stap.