Visualisatie voortgang Kaizens

Polikliniek Longgeneeskunde is eind vorig jaar enthousiast begonnen met Kaizens, onze methode voor individueel verbeteren die mensen in staat stelt te groeien door processen te vebeteren. Kllik hier voor een uitleg over de methode en hier voor een praktijkvoorbeeld van een Kaizen.

Om ervoor te zorgen dat de teamleden van elkaar leren en om discipline te creeren hebben teamleider Ramon Haans en zijn team daarbij een routine afgesproken waarbij vijf teamleden tegelijk het Kaizen verbeterproces doorlopen, in hetzelfde tempo. De methode is genummerd in stappen die ze in een paar weken doorlopen. Elke week is er een Kaizen spreekuur met een lean coach waar de vijf teamleden vragen kunnen stellen en feedback krijgen. Dat spreekuur is altijd vol en tekenend is dat anderen erbij komen zitten om te leren van de coaching van hun collega.

Zie hieronder voor de visualisatie van de kaizens die ze in de koffiekamer hebben hangen en wekelijks met elkaar bespreken. Als je klikt op de foto krijg je een grotere versie. De linker kolom geeft anoniem, per functie weer wie de kaizen doet, de volgende wat het onderwerp is en dan zie je een kolom met bovenaan de weeknummer en de stap die die week af moet zijn. Daaronder vult elk teamlid het cijfer in met een cirkel zodra ze die stap af hebben. Je ziet dus dat in de week dat ik de foto nam de oncologie verpleegkundige haar stap al af heeft en de anderen er nog mee bezig zijn. Helemaal rechts staat de gewenste einddatum voor de Kaizens.

Visualisatie Kaizens poli Longgeneeskunde, St. Elisabeth Ziekenhuis

Ik heb Ramon gevraagd wat hij als effect waarneemt van de visualisatie van de Kaizens:

"De kracht gaat in mijn optiek vooral uit van het feit dat iedereen iets moet aanleveren en dat dit ook zichtbaar is vervolgens en niemand wil achterblijven. Ook het onderverdelen in duidelijke stapjes (onderwerp, probleemanalyse, probleemoplossing) en een tijdslimiet werkt goed is de ervaring tot nu toe." Ramon Haans, teamleider poli Longgeneeskunde

Ik zou vooraf eerlijk gezegd afgeraden hebben te 'dwingen' dat iedereen in hetzelfde tempo kaizens moet doen, omdat geforceerd kan voelen waardoor de eigenaarschap afneemt. Ramon en zijn team laten echter zien dat het juist een krachtige impuls kan geven. Prachtig voorbeeld hoe visualisatie, coaching, leiderschap, verbetermethoden en van elkaar leren op heel praktische wijze bij elkaar kunnen komen.