Hoe kom je tot goede verbetermaatregelen?

Welke methode je ook gebruikt om een proces te verbeteren, op een moment komt de vraag wat de verandering wordt die uitgestest kan worden. Hoe kom je tot een goede verbetermaatregel? Enkele tips.

Allereerst: een goede probleemanalyse is de helft van het werk. Als je het probleem niet scherp hebt en de oorzaak niet hebt achterhaald, heeft het geen zin te fantaseren over mogelijke maatregelen. Het risico is namelijk groot dat dan je maatregel de symptomen bestrijdt in plaats van de oorzaak wegneemt. Als de analyse nieuwe inzichten oplevert, zul je zien dat je van daaruit vaak vanzelf tot nieuwe en betere verbetermaatregelen komt. Check daarom altijd of de gekozen verbetermaatregel de oorzaak wegneemt? Extra infuuspalen aanschaffen haalt niet de oorzaak weg waarom ze ontbreken aan het bed (tenzij toevallig de laatste weken veel infuuspalen kapot gegaan zijn, en dan kun je je afvragen waarom die opeens kapot gaan).

Als je nieuwe inzichten hebt gekregen over de oorzaken, maar nog niet meteen vanzelfsprekend is wat een goede verbetermaatregel kan zijn helpt de vuistregel om jezelf te dwingen zeven verbetermaatregelen te bedenken voordat je beslist welke je gaat testen. Tips om er zeven te vinden:

- De eerste is wat je al in gedachten had voordat je de oorzaak ging opzoeken, want meestal denken we al te weten wat nodig is
- De tweede kan vaak zijn: niks doen. Misschien valt bij nader inzien het probleem toch wel mee, of kosten de maatregelen meer dan het probleem dat je oplost.
- Dan nog vijf. Ga hiervoor op zoek naar nieuwe inzichten door te kijken bij andere gelijksoortige afdelingen, bij juist heel andere type afdelingen of organisaties die een vergelijkbaar proces kennen, door mensen vanuit een heel andere discipline te vragen wat hun ideeen zijn. Leg de ideeen die je elders opdoet aan anderen voor en laat ze erop door associeren.
- Zorg dat je tenminste een maatregel identificeert die jezelf en anderen doet (glim)lachen. Dat is een teken dat je aannames ter discussie stelt. Dat biedt een springkussen om buiten het denkkader te komen. Het nut van een raar idee is om een nieuw perspectief op het onderwerp te krijgen, wat je in staat stelt betere maatregelen te bedenken. Dat is overigens dezelfde reden om bij een heel andere sector te kijken: niet om hun werkwijze te kopieren, maar om een nieuw perspectief op je eigen vraagstuk te krijgen.

Een voorbeeld uit een eenvoudige, daadwerkelijke Kaizen uit het St. Elisabeth Ziekenhuis (de eerste Kaizen die ik met behulp van deze methode heb meegemaakt :-):

• Probleem: kussen voor orthopedische patienten onder hun knie (met wond) komt geregeld terecht bij hun hoofd. 
• Consequentie: Onhygienische ervaring voor patient en gemiddeld tien keer per dag op een afdeling kussensloop vervangen en oude sloop naar de wasmand brengen voor de verpleegkundigen. Verspilling: onnodige handelingen + beweging. De tijd van verpleegkundigen omgerekend in kosten op jaarbasis: 3.285,- (nog afgezien van meerkosten wassen van de slopen).
• Oorzaak: patient of familie beseft niet dat er twee soorten kussens zijn en nadat kussen opzij gelegd is of gevallen wordt het voor het hoofd gebruikt
• Mogelijke verbetermaatregelen:

1. Niks doen
2. Verschillende vormen kussens
3. Verschillende kleuren slopen
4. Helemaal geen kussen voor het been
5. Kussens op juiste hoogte aan het bed vastmaken
6. Patient of familie verwisselt voortaan zelf de slopen
7. Parfum spuiten om de geurtjes te verbergen

Na korte gedachtewisseling vielen 4 t/m 7 af omdat het patient onvriendelijk is of de oorzaak van het probleem niet adresseert, of juist extra tijd kost of waarde weghaalt. Maar het hielp wel even anders naar het probleem te kijken. Al snel was duidelijk dat alleen optie 2 en 3 de oorzaak adresseren. Na even uitzoeken van de mogelijkheden bleken er al twee kleuren slopen in huis te zijn die zonder extra kosten direct besteld kunnen worden, waardoor die beter is dan optie 2. Daarom is toen besloten optie 3 in te voeren.