Gastblog: De waarde van een waardestroom (VUmc)

Deze week een gastblog van Marco van der Noordaa, programmamanager lean in het VUmc. Het VUmc is onlangs met een grootschalig programma gestart om de lean principes toe te passen. In deze gastblog beschrijft hij de eerste ervaringen met het visualiseren van waardestromen.

Een belangrijk hulpmiddel bij het lean maken van processen is de zogenaamde waardestroomanalyse. Het boek Lean Hospitals (Graban, 2009) geeft als definitie voor waardestroomanalyse, overigens vaak value stream mapping genoemd:

“A diagram that shows a value stream, including the process steps, waiting times, and communication or information flows. Also illustrates time elements and value-added or non-value-added designations for activities.”

In mijn eigen woorden zou ik zeggen: Een processchema dat duidelijk maakt wat er écht gebeurt door de route van de patiënt, materiaal of informatie te volgen. Het maakt helder wat voor de klant wat waarde toevoegt en wat verspilling is, zoveel mogelijk gekwantificeerd. En bovenal brengt het de mensen van de werkvloer bij elkaar om te om te werken aan verbetering.

In de afgelopen weken hebben we binnen de lean pilots in VUmc en GGZ inGeest de eerste waardestroomanalyses uitgevoerd. Voor zover ik weet de allereerste keer dat dit gebeurd is in beide organisaties. Als voorbeeld: de waardestroom van het visitelopen op één van onze heelkundige zorgeenheden (zie de foto; de rode wolkjes zijn allerlei vormen van verspilling). Een mooi wapenfeit, maar voegen ze ook waarde toe? Het kost tijd en energie van de professionals die het toch al zo druk hebben. Mijn voorlopige conclusie is positief. Niet zozeer door het positieve effect van mensen uit het proces bij elkaar brengen. Dat doen we bij zorgpadontwikkeling ook al. Maar wél door het zicht dat ontstaat op de verhouding tussen wel en niet waardetoevoegende activiteiten in het proces. En dat valt nogal tegen. In elk van de waardestromen blijkt de verspilling veel groter te zijn dan de waardetoevoeging. Met andere woorden: we gaan erg slordig om met het beschikbare talent in VUmc en GGZ inGeest. Als waardestroomanalyses helpen om daar verandering in te brengen, dan voegen ze zonder twijfel waarde toe.

Nog een paar tips voor wie ook gaat starten met waardestroomanalyses:

-         Ga tijdens de analyse echt kijken op de werkvloer met het team. Alleen dan kun je rechtstreeks observeren en vastleggen. Neem verschillende kleuren post-it’s mee en noteer daarop stappen en verspillingen. Daarmee kun je de waardestroom opbouwen, b.v. op brown paper.

-         Neem er de tijd voor (een dagdeel voor een waardestroom is niet gek), maar leg ook uit waarom. Lang stilstaan bij een proces is niet wat de organisatie tot nu toe van de professionals heeft verwacht; wees dus voorbereid op weerstand.

-         Wees ook voorbereid op discussies over wat wel en niet waardetoevoegend is. Controles en inspecties voegen bijvoorbeeld geen waarde toe (de patiënt of het product verandert er niet door), maar worden wel zo gezien omdat ze belangrijk zijn voor de veiligheid. Verspilling dus, maar wel noodzakelijk totdat het proces niet meer fout kan gaan zonder die controles.

-         Doe niet te moeilijk over de symbolen in de boeken over waardestroomanalyses. Begin eenvoudig: processtappen, beoordeling wel/niet waardetoevoegend, verspillingen erbij en als het kan al wat kwantificering. Verder uitwerken kan altijd nog!