Hoe gebruik je de verschillende verbetermethodieken?

Inmiddels neemt het aantal methodes toe die op de werkvloer gebruikt worden om processen te verbeteren. Dat kan verwarring oproepen wanneer je welk instrument gebruikt en met welk doel. Hieronder volgt een overzicht van de verbetermethoden die we in het St Antonius Ziekenhuis gebruiken:

1. Kaizen
2. Verbeterbord
3. Föhn
4. A3 

Alle vier hebben ze gemeen dat de volgende stappen doorlopen worden:

1. Wat is het probleem?
2. Wat is de oorzaak?
3. Welke tegenmaatregelen kunnen we testen?

Het doel en het proces ziet er echter anders uit:

Kaizen bespreking, LMMI, Elisabeth

1. Kaizen
Betrokkenen: 1 persoon en een mentor
Scope: van heel klein (beginners) tot zeer complex (vergevorderden)
Onderwerp: iets waarin je zelf gemotiveerd bent om op te verbeteren
Doel: groei van degenen die de Kaizen uitvoert
Tijdsduur: van een week tot een maand, soms iets langer
Vorm: tijdens dagelijkse werkzaamheden, met regelmatig coaching. Iedereen voert niet meer van 1 Kaizen tegelijk uit
Formaat: A5
Bron: Jeff Kaas, Kaas Tailored



Kaizen is gericht op het leerproces van het individu. Doel is het probleemoplossend vermogen te vergroten. De medewerker gebruikt Kaizen weliswaar om een proces te verbeteren, maar de keuzes van de methode zijn gericht op het leerproces, niet de procesverbetering. De leidinggevende coacht een medewerker puur om te groeien door een proces te verbeteren. De mate waarin het verbetert is niet relevant. Dat wordt vanzelf steeds meer als mensen er beter in worden. Dat vergt geduld van de leidinggevende om niet het probleem over te nemen en om niet op resultaat aan te dringen. De kunst is door te vragen en te kijken te begrijpen waar de medewerker zich bevindt in het leerproces en vervolgens hem of haar een stap verder te helpen. Net buiten de comfortzone.

De omvang van de Kaizen is afhankelijk van het probleemoplossend vermogen van degene die 'm uitvoert. Kan dus heel klein zijn voor beginners, maar ook een multidisciplinair, complex vraagstuk voor vergevorderden.

Een Kaizen (zoals wij het hanteren) wordt uitgevoerd door één persoon. Die betrekt wel anderen, maar het gaat om een individueel leerproces. Kaizen maakt Lean duurzaam, doordat mensen anders leren denken en het van waarde maakt voor hun persoonlijke ontwikkeling.

Voor eerdere posts over Kaizen:
- Uitleg Kaizen
- Voorbeeld Kaizen

Verbeterbord Neurochirurgie, Elisabeth

2. Verbeterbord
Betrokkenen: de teamleden die tijdens deze dienst werken
Scope: binnen invloedsfeer van het team om het binnen 30 dagen te verbeteren, met nauwelijks meer uitzoekwerk dan discussie bij het verbeterbord in 10 minuten
Onderwerp: praktische belemmeringen in het werk
Doel: praktische belemmeringen verminderen en verspilling verwijderen
Tijdsduur: van enkele dagen tot enkele weken
Vorm: in max 10 minuten probleem, oorzaak en tegenmaatregel bespreken met teamleden, evt. in twee besprekingen met kort uitzoekwerk voor iemand. Uitvoer tijdens dagelijks werkzaamheden.
Formaat: A0 of A1
Bron: Elisabeth Ziekenhuis (die het weer van bedrijven afgekeken heeft)

Het verbeterbord is een vorm om de dagelijkse belemmeringen in het werk zichtbaar te maken en biedt een dagelijkse routine om snel op te kunnen reageren. Het adagium is dat kleine problemen vanzelf grote problemen worden en grote problemen zijn per definitie moeilijker aan te pakken dan kleine. Het verbeterbord is dus een methode voor de kunst van het klein houden van problemen

Voor eerdere posts over het Verbeterbord:
- Uitleg verbeterbord
- Overzicht verbeteracties mbv het Verbeterbord in het Elisabeth Ziekenhuis

Föhn methode, PV

3. Föhn
Betrokkenen: een tijdelijk groepje uit je team
Scope: binnen invloedsfeer van het team om het binnen enkele weken tot enkele maanden te verbeteren
Onderwerp: wat het team belangrijk vindt dat verbeterd wordt
Doel: processen verbeteren en verspilling verwijderen
Tijdsduur: enkele weken tot enkele maanden
Vorm: deels tijdens het werk, deels kunnen mensen van het groepje ervoor worden vrijgespeeld.
Formaat: A4
Bron: Productief Verpleegteam (PV)

Föhn is een methode die in het Antonius geintroduceerd is als methode binnen het Productief Verpleegteam (PV), wat een concrete vertaling is van Lean denken naar de omgeving van verpleegafdelingen. Het is met name gebruikt om de onderdelen van PV te realiseren en om concrete vraagstukken door teams zelf aan te pakken. Ik heb er nog weinig ervaring mee, maar het valt me op dat de methode veel draagvlak heeft op de afdelingen die het toepassen.

4. A3
Betrokkenen: projectteam, kan samengesteld zijn uit verschillende discisplines en afdelingen
Scope: middelgroot tot groot
Onderwerp: processen die vanuit de leiding prioriteit hebben om op te verbeteren
Doel: processen verbeteren
Tijdsduur: enkele maanden tot een jaar
Formaat: A3
Bron: Toyota

Deze methode leren we afdelingen niet, maar gebruiken we in de grotere projecten. Het is dus voor leidinggevenden, beleidsmedewerkers en projectleiders.

Welke methoden gebruik je zelf?