Niet alles tegelijk!

In mijn vorige blogpost schreef ik:

Een tijdje geleden heeft het V-team (een groep van 5 medisch specialisten, twee lijnmanagers en ikzelf) aan een groep teamleiders en hoofden gevraagd feedback te geven over hun ervaringen met lean. Het werd een erg leuke, waardevolle sessie.

 Een tweede boodschap die ze aangaven was:

"De verbeterinstrumenten en principes introduceren kost veel tijd en energie. Dat hebben we er graag voor over, maar het is soms wel erg lastig als andere projecten of nieuw beleid in dezelfde periode ook veel aandacht vragen. Regelmatig lukt het gewoon niet om genoeg tijd aan de ontwikkeling van lean te besteden. Bovendien geeft het team soms aan horendol te worden van het tempo waarin van alles moet."

Sinds deze uitspraak zijn we er meer aandacht aan gaan geven wat de andere ontwikkelingen zijn die de komende periode afkomen op de afdeling die intensief met lean bezig zijn. Maar het is complex om alles op elkaar af te stemmen. Toch zal het wel moeten om de verschillende trajecten te kunnen laten slagen en elkaar niet tegen te werken.

Herkenbaar vraagstuk?

Spanningsveld

Een tijdje geleden heeft het V-team (een groep van 5 medisch specialisten, twee lijnmanagers en ikzelf) aan een groep teamleiders en hoofden gevraagd feedback te geven over hun ervaringen met lean. Het werd een erg leuke, waardevolle sessie.

Een van elementen die ze aangaven was de volgende:

"We ervaren een spanningsveld tussen enerzijds de wens om resultaten [van processen] zichtbaarder te maken en erop gecoacht te worden om de resultaten te verbeteren en anderzijds het gemak waarmee we soms nog terugvallen in oude patronen van verantwoording afleggen, waarbij je je niet veilig voelt om fouten te maken of verbeterpotentieel zichtbaar te maken"

 Herkenbaar?

Lean: wat spreekt aan?

Laatst vroeg ik aan een verpleegkundig team die een tijdje experimenteert met lean:

"Lean: wat spreekt aan?" 

Ze gaven hierop de volgende antwoorden (in willekeurige volgorde):

• Denk groot, begin klein
• Met vragen stellen tot de kern komen
• Continu verbeteren ('past bij wat ik altijd al deed')
• Als groep; samen; met het team
• Door de mensen zelf (kreeg veel instemming)
• Ga kijken op de werkvloer
• Veel ad hoc problemen aanpakken
• Bewustzijn
• Met elkaar delen
• Uitschrijven proces: verspilling zien
• Procedures handiger maken
• Leuke dingen bereiken, niet te ingewikkeld
• Uit het keurslijf 

Wat valt op?

Wat spreekt jou aan in lean?

Interview Marcel Visser: Doe het!

In Seneca Journaal van juni 2011 staan interviews met bestuurders die een vraag stellen aan elkaar. Petra van Dam, bestuurder van Arkin heeft een vraag gesteld aan Marcel Visser, bestuurder van het Elisabeth:

"Het St. Elisabeth Ziekenhuis wil het 'Liefste ziekenhuis van Nederland' worden. Wordt daarmee niet de mondige burger miskend, die wil kiezen op basis van objectieve informatie over state of the art effectieve ziekenhuis zorg?

Marcel gaf het volgende antwoord:

"Nee, het is en-en. Als topklinisch ziekenhuis met een aantal speerpunten als het neuro- domein en het regionaal trauma- centrum, leveren wij medisch-in- houdelijk topkwaliteit, maar die moet zodanig gegeven worden dat onze cliënt zich daarbij goed voelt. Goede zorg is ook het schouderklopje en de welgemeende vraag van een arts of ver- pleegkundige hoe het ermee is. Dat zijn we soms een beetje uit het oog verloren. Voordeel is ook dat de zorgprofessional beter kan inspelen op de sociale context wanneer hij meer weet van de cliënt. Zakelijk en zorgzaam dus; wij werken ‘lean’ én 'lief'. De essentie van lean is dat je vaste, ingesleten processen continu te- gen het licht houdt en verbetert.

U zult het wel druk hebben

Regelmatig vragen mensen mij waarom er nog steeds zoveel wachttijden overal in de zorg zijn.  Ik denk dat het best zonder wachten mogelijk is. Er is eigenlijk maar een eenvoudige verandering voor nodig: we zullen dan met z'n allen de zorg anders moeten waarderen. Ik denk namelijk (geinspireerd door Stan Janssen) dat de wijze waarop zorg verleend wordt een afspiegeling is van hoe de maatschappij naar de zorg kijkt.

Een praktijkvoorbeeld:

Ik doe geen lean

Op de foto rechts staat een medewerker van Kaas Tailored, een bedrijf in Seattle dat meubels maakt. Hij vertelt op dat moment vol trots hoe hij de afgelopen dagen met een Kaizen activiteit ervoor gezorgd heeft dat het op maat knippen van materiaal (zoals rechts op de foto ligt) telkens een paar minuten minder tijd kost. Hij was een beetje zenuwachtig, maar hij deed het prachtig. Hij vertelde het probleem, zijn analyse van de oorzaak, hoe hij is gaan denken hoe het anders kan en na een paar pogingen deze verbetering bedacht had. Hij heeft geen opleiding en sprak gebrekkig Engels. Maar (of juist daarom?): puurder lean denken heb ik zelden gezien.

Bezoek aan 'lean bedrijven': wat zou je willen weten?

Stel dat je een organisatie kunt bezoeken die al langer dan 10 jaar met de lean principes bezig is, wat zou je dan willen weten? Wat zou je willen zien?

De kracht van schaamte

Meer dan een jaar geleden heb ik een verpleegafdeling begeleid met het introduceren van enkele verbetermethodieken. Met name het verbeterbord en een van de eerste experimenten met een prestatiebord. Het mislukte volledig. Het team is er nooit echt mee gaan werken. De teamleider en een paar verpleegkundigen hebben kort nog een moedige poging geprobeerd, maar waren denk ik eigenlijk zelf ook niet echt overtuigd op dat moment. De borden hingen treurig leeg aan de muur.


In de periode dat dit speelde gebeurde er veel op de afdeling, los van de verbetermethodieken. Dingen die de gemoederen sterk bezig hielden, met veel boosheid en frustraties. De kans is groot dat de lean principes en de verbetermethodieken verbonden werden met dezelfde emoties. Achteraf gezien onbegrijpelijk dat ik daar niet veel meer met hen over in dialoog ben gegaan.

Tot mijn verassing vroeg de teamleider mij onlangs of ik in een teambijeenkomst wilde komen om de lean principes opnieuw uit te leggen en ze te helpen ermee aan de slag te gaan. Dit initiatief kwam van de afdeling zelf. Ondanks de mislukking heeft het dus toch wel degelijk iets teweeg gebracht.

De bijeenkomst begon en ik voelde direct de spanning die in de lucht hing.

Hoe stimuleer je creativiteit?

Wat maakt de een meer creatief dan de ander? Een insteek die mij aanspreekt: creatieve mensen zijn in staat twee gezichtspunten op de werkelijkheid een tijdlang voor mogelijk te houden. Is de wereld plat of rond? Ik weet het niet, dus ik houd beide voor mogelijk. Door meerdere gezichtspunten open te houden ontstaat meer ruimte voor nieuwe ideeën en nieuwe combinaties tussen ideeën. Creativiteit heeft veel te maken met een intuïtie waar de blinde vlekken zitten in onze huidige manier van denken. Zoals Einstein het ooit zei:

"Je kan een probleem niet oplossen met dezelfde manier van denken als waaruit het probleem is ontstaan"

De meeste mensen hebben moeite om met ambivalentie om te gaan en willen liever in een versie van de werkelijkheid geloven en de andere versie voor onwaar verklaren (denk aan wat gebeurde met de eerste mensen die suggereerden dat de aarde rond zou kunnen zijn). Deze neiging is goed om het bestaande in stand te houden, maar smoort creativiteit in de kiem.

Waarde

"Daar zat ze rechtop in de kussens. Mij was gevraagd of ik vandaag nog tijd voor haar kon vrijmaken. Heel anders dan ik verwachtte, keek ze me stralend aan. Ik stelde me voor en gaf een hand. Ze hield hem vast, wees op de stoel naast haar en zei: 'Dat was me wat vannacht. Verschrikkelijk.'

Ze kneep zachtjes, in mijn hand. 'Alles zat onder, dat wilt u niet weten, vreselijk!' Het was even stil... toen ging ze door: 'Ik voelde me zo opgelaten, wilde niet bellen maar ik moest wel. Het duurde even voordat er iemand kwam. Ik had wel door de grond willen zakken, maar het was een heel aardige verpleegkundige. 'Geeft niks'zei ze, 'Geeft niks, dat kan gebeuren.' Ze zag, denk ik, hoe moeilijk ik het vond. Samen met een collega heeft ze alles verschoond!'

Weer kneep ze zachtjes in mijn hand die ze maar niet loslaat en vervolgde: 'Ik schaam me zo.' Ze staarde even voor zich uit. De schaamte was op haar gezicht te zien.