Proefschrift over lean leiderschap op de OK

Onlangs heeft dr. Kjeld Aij, manager bedrijfsvoering in het VUmc, zijn proefschrift aan de VU verdedigd met als titel:

"Lean leadership in healthcare: enhancing per-operative processes in a hospital"

Hij doorstond de verdediging met verve, met als resultaat de uitreiking van de bul op onderstaande foto (en zijn vrouw als paranimf, erg bijzonder). Het onderzoek was gefinancierd door Lidz (met subsidie van SAG), vanuit de pijler kennisontwikkeling.

Zorgvisie heeft er hier een stuk over geschreven met als titel:

"Managementstijl cruciaal voor de invoering van lean in de zorg"

En dat is meteen de belangrijkste conclusie uit zijn proefschrift. Concreet concludeert Kjeld

"We have demonstrated the importance of transformational and team leadership, and workforce flexibility in implementing lean practice"

Belangrijkste kenmerken van effectief gebleken vormen van lean leiderschap zijn:

"going to the gemba, empowering employees and showing modesty"

Mijn proefschrift 'Optimising delays...' digitaal!

Mijn proefschrift over het optimaliseren van toegangstijden tot poliklinieken is digitaal beschikbaar! Je kunt het hier digitaal lezen en downloaden. Zie hieronder voor de voorpagina. Aangezien ik er wat vragen over gehad hebt: de tekening verwijst naar 'De mythe van beheersbaarheid' en is getekend voor een artikel over mijn promotieonderzoek in Medisch Contact uit 2006. Klik hier voor dat artikel.

Veel leesplezier!

Verdediging promotie

Bul uitreiking door Frits van Merode

12 juni heb ik succesvol mijn proefschrift verdedigd! De Corona stelde mooie uitdagende vragen, ik heb ervan genoten (na eerst een half uurtje zweten in de zweetkamer met mijn paranimfen Jacob Caron en Stan Janssen). Zie hieronder voor de uitgeschreven presentatie van mijn proefschrift waar ik de verdediging mee begon. Klik hier voor een eerdere blog met de stellingen.

Na de uitspraak 'Hora est' van de Pedel reikte Frits van Merode als eerste promotor de bul uit en gaf Bart Berden als tweede promotor de lofrede. De Corona bestond uit Prof. dr. Geraedts (pro-rector UM), Prof. dr. Van Merode (UM), Prof. dr. Berden (UvT), Prof. dr. Maarse (UM), Prof. dr. Bakker (AMC), Prof. dr. Evers (UM), Prof. dr. Groot (UM), Prof. dr. Hardjono (EUR), Prof. dr. Steijlen (UM), Prof. dr. Vos (UM), Dr. Groothuis (UM), Dr. Govers (UM), Prof. dr. ir. Ahuas (RUG) en Prof. dr. Benders (KU Leuven).

Voorafgaand aan de verdediging was er nog enige media aandacht. Klik bijvoorbeeld voor Medisch Contact hier en voor Skipr hier. En klik hier voor het radio interview op BNR ochtendspits door Tom van 't Hek.

Was een bijzondere beleving!

Samenvatting proefschrift

Geachte pro-rector, geachte leden van de Corona, beste collega's, lieve vrienden en familie. Dank voor uw aanwezigheid bij de verdediging van mijn proefschrift, waarvan de titel in het Nederlands luidt 'Optimalisatie van de toegangstijd tot poliklinieken'. Mijn onderzoek betreft een fenomeen waar vrijwel iedereen een hekel aan heeft: wachten. We wachten op de lift, we wachten in de rij aan de balie om geholpen te worden, we wachten  in de wachtkamer. Maar ik moet iets bekennen. Ik ben verslaafd geraakt aan wachten. Niet zozeer aan wachten, integendeel. Maar om te onderzoeken en experimenteren hoe wachten voorkomen kan worden. Mijn promotieonderzoek betreft een specifieke vorm van wachten waar  helaas vrijwel iedereen mee te maken krijgt: het wachten op een arts om je gezondheidsklachten te bespreken.

Waardoor ontstaat wachten? Waarom is het bijna vanzelfsprekend dat je moet wachten in de zorg en specifiek in de toegangstijd tot poliklinieken? Zijn er omgevingen waar ze daar oplossingen voor hebben gevonden en zijn die toepasbaar in de zorg?

Stellingen bij mijn proefschrift

Komende donderdag 12 juni verdedig ik mijn proefschrift in Maastricht (klik hier voor een eerdere blogpost daarover). Best spannend moet ik bekennen, maar ik heb er enorm veel zin in! Hieronder volgen de stellingen van mijn proefschrift. Welke spreken aan? Welke zijn verassend?

STELLINGEN

BEHORENDE BIJ HET PROEFSCHRIFT VAN M.B.V. ROUPPE VAN DER VOORT

OPTIMISING DELAYS IN ACCESS TO SPECIALIST OUTPATIENT CLINICS

1.        'Werken zonder wachtlijst' werkt. – DIT PROEFSCHRIFT

2.        De ‘push’ methodes waarmee in Nederlands poliklinieken vraag en aanbod afstemmen veroorzaken vermijdbaar langere toegangstijden. – DIT PROEFSCHRIFT

3.        Toepassing van de 'pull' methoden uit het Toyota Productie Systeem leidt tot kortere toegangstijden voor poliklinieken. – DIT PROEFSCHRIFT

4.        De vraag naar consulten laat zich beter voorspellen dan het aanbod ervan. – DIT PROEFSCHRIFT

5.        Sturen op het vermogen om te reageren levert ziekenhuizen meer op dan sturen op het vermogen om te plannen.

6.        Het scheiden van spoed en niet-spoed leidt in veel situaties tot onnodige vertraging en verspilling in ziekenhuizen.

7.        Er zijn meer overeenkomsten dan verschillen tussen ziekenhuizen en fabrieken ten aanzien van de oorzaken van verspilling in processen.

8.        De kracht van schaamte is nodig om de oorzaken van wachten in de zorg weg te nemen. 

9.        Een belangrijke les voor managers is dat teams leren door te experimenteren.

10.     We kunnen problemen niet oplossen met dezelfde manier van denken die we gebruikten toen we ze creëerden. – ALBERT EINSTEIN

11.     Je kan de zorg pas duurzaam veranderen als je ervan houdt zoals ze nu is.

Publicatie: Duurzaam toegangstijd tot poliklinieken verkorten

Klik hier voor het hele artikel

Net op tijd (JIT :-) is de derde wetenschappelijke publicatie uit mijn proefschrift verschenen! Het gaat om het artikel 'Sustainability of improvements in access to outpatient specialist care in the Netherlands' in Journal of Health Services Research & Policy (impact 1.5).

Het gaat over een duurzaamheidsonderzoek naar de langere termijn effecten van Werken zonder wachtlijst op poliklinieken (WZW) die ik heb uitgevoerd met Jeroen van Wijngaarden (EUR), Stan Janssen (Radboud), Bart Berden (Universiteit van Tilburg) en Frits van Merode (Universiteit Maastricht).  Het was verrassend te ontdekken hoe weinig uberhaupt duurzaamheidsonderzoek wordt uitgevoerd naar procesverbeteringen en hoe weinig daarover bekend is. Ik vond het bijzonder waardevol om te doen.

En gelukkig hebben we goed nieuws voor de toepassing van WZW: de resultaten zijn bijzonder duurzaam gebleken. Zie hieronder voor de samenvatting en klik hier voor de link naar het hele artikel, daarin staat uitgebreid beschreven wat de toegangstijd voor de projecten, op het einde van de projecten en drie tot vier jaar later was, plus welke interventies de poliklinieken hebben ingevoerd en welke behouden en welke factoren de betrokkenen bepalend achten voor het behoud van het succes.

Het artikel is onderdeel van mijn proefschrift die ik verdedig op 12 juni in Maastricht, zie hier voor meer informatie. Gisteren heb ik het opgestuurd naar de drukker: nu is de finish echt bijna in zicht!

Sustainability of Working Without a Waiting List

Published in Journal of Health Services Research & Policy as ‘Sustainability of improvements in access to outpatient specialist care in the Netherlands’, 2014, Vol 19(2) 94-10. Marc (MBV) Rouppe van der Voort, Jeroen (JDH) van Wijngaarden, Stan (SFMM) Janssen, Bart (HJJM) Berden, Frits (GG) van Merode

Abstract

Objectives

To improve access to specialist outpatient clinics without adding capacity, Dutch hospitals applied the concept of Advanced Access. Our aim was to determine whether initial improvements are sustained and to identify the factors that influence sustainability according to the involved actors.

Methods

Qualitative case studies in 14 outpatient specialist clinics. Access measurements at the start, finish and three years after the project were compared. Sustained and new interventions are analysed. Interviews with 52 practitioners analysed with the constant comparative method to identify general factors that influence sustainability.

Results

Eleven out of 14 clinics were able to sustain or further improve their reduced delays; two did not and for one it is uncertain. The outpatient clinics maintained the majority of the interventions and all introduced new interventions. Three generic factors emerged that influenced their ability to sustain the results: increased responsiveness to better match supply and demand; clinical leadership and incentives; a shared belief that they can and should control access together.

Conclusions

Reduction of delays in access can be sustained if the way of thinking and the planning system becomes demand driven and flexible, and care providers experience benefits. Unlike previous studies, senior management support and formal training were not relevant though clinical leadership and informal socialisation was. Making multidisciplinary teams responsible for improvement process appears to be vital.

Mijn proefschrift is goedgekeurd!

Maastricht Universiteit

Mijn proefschrift is goedgekeurd door de Beoordelingscommissie om te verdedigen! De titel is 'Optimising delays in access to specialist outpatient clinics' en op 12 juni verdedig ik het in Maastricht. Ik heb er acht jaar aan gewerkt, waarvan de eerste zeven jaar vanuit het Elisabeth en het laatste jaar vanuit het Antonius. Het valt in het niet bij de geboorte van mijn drie kleine meiden Amélie, Noémie en Eloïse in diezelfde periode, maar mijn proefschrift is al met al toch ook een aardige bevalling en een resultaat waar ik trots op ben.

Mijn promotoren zijn Frits van Merode (UMCM+) en Bart Berden (Universiteit van Tilburg en St. Elisabeth Ziekenhuis), mijn paranimfen zijn Stan Janssen (Radboudumc) en Jacob Caron (St. Elisabeth Ziekenhuis). De Corona wordt momenteel samengesteld. Voor mij extra bijzonder is dat Teun Hardjono (professor kwaliteit en innovatie aan de Erasmus Universiteit) er zitting in heeft, mijn eerste directeur en mentor toen ik na mijn studie Bedrijfskunde ging werken bij KDI (Kwaliteit, Duurzaamheid en Innovatie) als onderdeel van Schouten & Nelissen.

Artikel NTvG: Duurzame procesverbetering met de ‘lean’-filosofie

Afgelopen week publiceerde het gezaghebbende Nederlands Tijdschrift voor Geneeskunde (NTvG) het artikel "Duurzame procesverbetering met de 'lean'-filosofie". Klik hier voor de link naar het online artikel waar onderstaande samenvatting staat. Voor het hele artikel online moet je lid zijn van het NTvG (in veel ziekenhuizen kun je die overigens openen omdat het ziekenhuis lid is).

Het NTvG verleende me als auteur echter toestemming het artikel op mijn blog te plaatsen, klik daarom hier voor de (downloadbare) pdf van het hele artikel. Ik nodig iedereen bij 'Reacties' graag uit te reageren op het artikel: zowel waardering, kritische reacties, associaties en verdiepingsslagen zijn welkom!

Insteek van het artikel is om voor artsen de essentie van lean weer te geven, de stand van zaken wat er uit onderzoek over bekend is en wat vanuit theorie en praktijk geconcludeerd kan worden wat ervoor nodig is om op een duurzame wijze processen in ziekenhuizen te verbeteren. Daarbij benadrukken we met name het systeemdenken wat lean kenmerkt, het gebrek aan inpassing van processen verbeteren in het personeelsmanagement en de centrale rol van zowel artsen als bestuurders om een integrale en duurzame toepassing te kunnen realiseren zodat de kwaliteit van zorgprocessen op vergelijkbaar niveau kan komen als de medisch inhoudelijke kwaliteit.

De tweede auteur van het artikel is Frits van Merode, hoogleraar aan de Maastricht University en tevens lid Raad van Bestuur en een van de twee promotoren voor mijn promotieonderzoek. Klik hier voor een recente blog over het denken van Frits. De derde auteur is Henk Veraart, oogarts en inspirerende voortrekker van lean denken in het St. Elisabeth Ziekenhuis. Klik hier voor een recente publicatie in Arts en Auto met een interview met Henk. Het artikel is mede tot stand gekomen door de scherpe feedback van Bart Berden, Raad van Bestuur St. Elisabeth Ziekenhuis en mijn tweede promotor.

En daarmee heeft meteen weer een hoofdstuk van mijn proefschrift gestalte gekregen. Op naar de eindsprint van deze marathon!

Duurzame procesverbetering met de ‘lean’-filosofie

Marc B.V. Rouppe van der Voort, G.G. (Frits) van Merode en Henricus G.N. Veraart

• Procesverbetering vindt steeds meer plaats, vooral met behulp van de ‘lean’-filosofie. Deze managementfilosofie staat voor het verbeteren van kwaliteit door continu stappen van ‘verspilling’ te verminderen.
• Door onderlinge afhankelijkheid tussen processen kunnen lokale verbeteringen ergens anders negatieve effecten veroorzaken. Om dit te voorkómen is een integrale systeembenadering noodzakelijk. Enkele ziekenhuizen claimen dat dit lukt.
• Onderzoeken naar procesverbeteringen door toepassing van de lean-filosofie rapporteren veel positieve uitkomsten, die worden gedefinieerd als verhoogde veiligheid, kwaliteit en efficiëntie. Door methodologische tekortkomingen en gebrek aan rigoureuze evaluaties is de impact echter nog niet vast te stellen.
• Duidelijk is wel dat de onderzochte toepassingen fragmentarisch zijn, met een overmatige focus op de instrumentele zijde van de filosofie, een gebrek aan inpassing in het totale systeem en met onvoldoende aandacht voor de menselijke aspecten.
• Procesverbetering is noodzakelijk om tot betere en doelmatiger zorg te komen. Daarvoor moeten ziekenhuizen integrale systemen ontwikkelen die methodes voor procesontwerp combineren met het continu verbeteren van processen en met personeelsmanagement.
• Cruciaal is dat artsen het voortouw gaan nemen om processen in samenhang te sturen en te verbeteren.
  

Artikel: toegangstijden tot de poli (!)

Onlangs is mijn eerste wetenschappelijke publicatie geplaatst! Samen met mijn twee promotoren Frits van Merode (UM) en Bart Berden (UvT) hebben we het artikel 'Making sense of delays in outpatient specialty care: a system perspective' weten te plaatsen in Health Policy. In goed Nederlands: 'Wat verklaart vertragingen in de toegang tot poliklinieken: een systeemperspectief'. Klik hier voor het volledige artikel.

De link met lean denken zit in het verbeteren van de flow van patienten op poliklinieken. Meer specifiek: het verschuiven van push (patienten moeten zich schikken in ons aanbod van spreekuren) naar pull (reageren op de actuele vraag van patienten). Dat is ook het onderwerp van mijn gehele promotieonderzoek: het 'reactief vermogen' van ziekenhuizen.

Met het concept 'Werken zonder wachtlijst (WZW)' hebben Stan Janssen en ik in onze vorig werk op het CBO (kwaliteitsinstituut voor de gezondheidszorg) aardig veel poliklinieken weten te bereiken in meer dan de helft van de Nederlandse ziekenhuizen. Voor dit atikel is voor de eerste achttien poliklinieken onderzocht wat ze exact hebben gedaan en hoeveel de toegangstijd verkort is.

Dat is behoorlijk spectaculair: vier poli's hebben bereikt dat ze als gemiddelde voor alle specialisten zowel nieuwe als controle afspraken binnen een week kunnen aanbieden! De groep als geheel heeft meer dan 50% uit de gemiddelde toegang gehaald. Verder hebben we op de  gereflecteerd vanuit een systeemperspectief. De samenvatting van het artikel is: